Automatisering in de juridische sector, internationaal vaak ‘legal automation’ genoemd, heeft het afgelopen jaar veel tractie gekregen door de invoering van de coronamaatregelen, toen iedereen noodgedwongen thuis ging werken. Dat heeft tot een flinke versnelling in innovatie geleid. Vorige week kwam een prakijkvoorbeeld aan bod tijdens het ECLA-seminar How to innovate in your own legal team: examples from UiPath and Deloitte legal’s first legal automation partnership.
Juristen lopen van oudsher niet voorop bij het invoeren van nieuwe technologie. De invoering van Robotic Process Automation (RPA) bij Deloitte Legal is echter en goed voorbeeld wat er gedaan kan worden met automatisering. Volgens Simina Mut van Deloitte is er een enorm potentieel omdat het dagelijks werk zoveel repetitief werk met zich meebrengt. Ze benadrukte wel dat het niet het antwoord is op àlle vraagstukken, maar je komt er een heel eind mee.
Vooral bepaalde processen, zoals compliance, kunnen heel goed efficiënter worden gemaakt met behulp van robots. Daar zet Deloitte UiPath voor in. De invoering van softwarerobots is rustig van start gegaan, met een paar praktische use cases. Al bij het eerste proces waar een robot werd ingezet bleken de voordelen: werk waar een mens vier uur over deed, verrichtte de robot in een paar minuten. Ook heeft Deloitte op basis van RPA een chatbot geïmplementeerd waarmee gebruikers op een meer natuurlijke manier interacteren met de content.
Flexibiliteit
RPA bleek enorm flexibel, naast het vermogen om het werk beter te doen. Het bleek mogelijk snel efficiëntie te krijgen. Een tip die tijdens het webinar aan bod kwam was de potentie van automatisering intern aan te tonen met concrete voorbeelden, die als basis gebruikt kunnen worden voor het bouwen van een business case.
Na die gedegen voorbereiding hoeft het daadwerkelijk bouwen van de robot helemaal niet zo lang te duren: bij sommige processen bleek het in een paar dagen te kunnen. Waarbij overigens het testen wel enkele weken duurde, om er helemaal zeker van te zijn dat de robot goed functioneert.
Kennis
Een belangrijke uitdaging bij dergelijke trajecten is wel het bijhouden van de benodigde kennis. Een ander vraagstuk is het vinden van de juiste resources, zoals mensen met de benodigde juridische kennis. Daarnaast spelen er zaken een rol die spelen bij alle veranderingsprocessen, zoals de vraag waarom werkprocessen die al heel lang bestaan zouden moeten veranderen.
De menselijke factor is dus essentieel. Het is belangrijk om mensen te laten zien wat voor hen de voordelen zijn, met demonstraties, pilots, en de mogelijkheid ermee te experimenteren. Een van de grootste uitdagingen is communicatie, daar moet veel aandacht aan besteed worden. Daar kan het vinden van de juiste partner bij helpen. In het meenemen van de mensen heeft het UiPath Immersion Lab een belangrijke rol gespeeld.
En natuurlijk speelt altijd de vraag of robots mensen gaan vervangen. Dat is weliswaar niet het geval, maar de aanvankelijk aarzeling was er wel degelijk en moet overwonnen worden door heldere communicatie. Als dat gebeurt kunnen mensen zich concentreren op werk dat waarde toevoegt, en de saaie, repetitieve taken overlaten aan een robot.
Kijk hier voor het volledige webinar
