Ieder jaar krijgen 12.000 potentiële studenten een intakegesprek bij mboRijnland. Om dat te organiseren zijn veel handelingen nodig in verschillende administratieve systemen. Bij handmatig verwerken van die aanvragen was de kans op fouten groot. Bovendien was het saai, repetitief werk voor de betrokken medewerkers. Daarom heeft mboRijnland met succes een RPA-robot van Bluepond ingezet voor deze taak, zodat de verwerken efficiënter verloopt en de medewerkers leuk werk kunnen doen.
mboRijnland is drie jaar geleden ontstaan uit ROC Leiden en ID College. De school bedient op dit moment 18.000 studenten, verdeeld over verschillende locaties in het Groene Hart, met als belangrijkste vestigingen Leiden, Zoetermeer, Gouda, Woerden Leidschendam en Alphen aan den Rijn. Het onderwijs beslaat een breed scala aan beroepsopleidingen.
Technologie speelt hierin een belangrijke rol. “Bij ons staat de kwaliteit van het onderwijs voorop”, zegt Edith Hofstede, Directeur van het Shared Service Center mboRijnland. “We zijn een lerende organisatie, dus we zoeken altijd naar mogelijkheden om die kwaliteit te verbeteren. IT heeft daar een prominente rol in. We willen dat alle ontwikkelingen die nu plaatsvinden in de maatschappij ook onderdeel zijn van het onderwijs, inclusief technologie en innovatie.”
Robot
Maar ook in de dagelijkse operaties van mboRijnland spelen technologie en innovatie een belangrijke rol. Zo zet de onderwijsinstelling een robot in om de introductie van nieuwe studenten in goede banen te leiden. “We zaten met drie vragen: we wilden in de ondersteuning de doorlooptijden versnellen, de kwaliteit van data vergroten en het werk van onze medewerkers interessanter maken. Want het ouderwets overtypen van data in verschillende systemen voor 18.000 studenten kost nogal wat energie voor onze medewerkers, en het is geen leuk werk.”
De oplossing was het inzetten van een robot, in de vorm van Robotic Process Automation (RPA). “We wisten al snel dat we een softwarerobot wilden inzetten om de ondersteunende processen te verbeteren”, zegt Hofstede. “We proberen ons vak bij te houden, dus we waren al wel op de hoogte van de mogelijkheden van RPA. Een van mijn collega’s was al eens heel enthousiast teruggekomen van een cursus waar RPA voor de financiële functies werd besproken. Ik zag gelijk de mogelijkheden voor onze organisatie, en toen we op zoek gingen naar een oplossing hebben we contact gezocht met een leverancier die bekend was in ons netwerk. Dat was Bluepond.”
Kennismaking
De eerste kennismaking met de mogelijkheden was even overweldigend. “Er was heel veel mogelijk, het was veel informatie, en in eerste instantie was onze vraag dan ook hoe we hierbij zelf ‘in control’ konden blijven. Het was aanvankelijk moeilijk om die vertaling te maken naar onze eigen situatie, ook omdat we geen bedrijf zijn met een businessmodel waar je return on investment kunt berekenen.”
“We zijn daarover in gesprek gegaan met Bluepond, en hebben afgesproken te beginnen met een pilot om het overzichtelijk te houden. En er was een no cure no pay-constructie. “Tijdens de proof of concept was de afspraak dat we pas hoefden te betalen als de robot zou werken.”
De eerste taak waar de robot voor werd ingezet was het overzetten van de data voor intakegesprekken. “We hebben 12.000 instromers per jaar. Die gaan uiteindelijk niet allemaal onderwijs volgen bij ons, maar ze krijgen wel allemaal een intakegesprek. De robot zorgt dat de intakegegevens in het studentregistratiesysteem worden gecontroleerd, en koppelt vervolgens de gewenste tijd voor een intakegesprek aan de beschikbaarheid van de betreffende docent.”
Stekker
“Daar zijn meerdere systemen bij betrokken, waar alles op de goede manier in de juiste volgorde moet worden verwerkt. Dat doet de robot heel snel, zodat ook de afspraak snel gemaakt kan worden. Wat in het verleden soms wel eens gebeurde is dat een student zich meldde bij de balie voor een gesprek, terwijl de docent nergens van wist. Of andersom.”
“In de pilotfase hebben we de robots laten draaien op een desktopomgeving. We zijn doorgegaan na de pilot omdat de robot altijd goed werkte. Behalve die ene keer dat per ongeluk de stekker uit de computer getrokken werd door een collega. De robot was betrouwbaar, er waren geen fouten meer in de omgezette data, èn we merkten dat er geen studenten meer waren die zich tevergeefs meldden bij de balie voor een afspraak.”
Vijf weken
Invoeren van een dergelijke robot is volgens Hofstede niet complex. “Een voorwaarde is wel dat je als organisatie je proces op orde hebt. Dat is nodig om de robot juist te programmeren. En Bluepond heeft het heel snel gerealiseerd, het hele implementatieproces van de robot heeft niet meer dan vijf weken geduurd.”
Aarzeling over de invoering van robots was er misschien wel even maar, zegt Hofstede, “dat heeft niet langer dan een half uur geduurd. We zijn intensief bezig met de loopbaan van onze medewerkers, en iedereen weet wel dat handmatig administratief werk minder zal worden, en dat functies veranderen. Onze mensen zijn nu veel meer bezig met het begeleiden van het onderwijs, om bijvoorbeeld te controleren of alles voldoet aan wet- en regelgeving. En ze sturen de robot aan. We hebben bewust geen aparte functioneel beheerder aangenomen, maar twee medewerkers ingezet die het leuk vinden om de robot te beheren en te controleren.”
Interessanter
De doelstelling om het werk interessanter te maken voor de medewerkers is volgens haar zeker gehaald. Ondertussen vragen ze zelf ook om uitbreiding van het project met de robot. “Uiteindelijk is ons doel om de robot ook in het onderwijs in te zetten, om onze docenten te ontzorgen door het steeds opnieuw invoeren van data voor hen te automatiseren.”
“Uiteindelijk bespaar je wel op je formatie. Maar dat is voor ons niet de drive geweest, en we verwerken dit in het natuurlijk verloop. Want uiteindelijk moet zoveel mogelijk van het beschikbare geld naar het onderwijs gaan. Dat bereiken we door als ondersteuning continu te zoeken naar oplossingen die helpen alles slimmer te organiseren en zo efficiënt en effectief mogelijk te werken.”
De samenwerking met Bluepond is volgens Hofstede goed verlopen. “Het eerste contact met Bluepond is gekomen vanuit ons netwerk, en we zijn heel blij met de samenwerking. Ze zijn altijd bereikbaar, houden zich aan de gemaakte afspraken, en zijn pro-actief. Dat vind ik in een partnership heel prettig.”
