Dat er op HR afdelingen veel aandacht is voor digitalisering kunnen de (e)HRM professionals van de Bonte Bij beamen. Hoe positioneer je Robotic Process Automation (RPA) daarnaast en waar moet je op letten? Dat waren de vragen waarmee we in een interactieve workshop aan de slag mee gingen. Tipje van de sluier; RPA blijkt zeer geschikt voor het automatiseren van HR processen, maar je moet wel opletten welke processen je selecteert. In dit artikel leggen we uit waarom.
Waarom is automatiseren een relevant thema voor HR afdelingen? Simpelweg omdat de druk op de HR afdeling is toegenomen en het aantal beschikbare medewerkers niet (CBS, 2022). Door deze krapte op de arbeidsmarkt, wordt er naar alternatieve oplossingen gezocht.
Het automatiseren van processen is zo’n alternatieve oplossing. Hiermee bedoelen we dat een gedigitaliseerd proces op een automatische manier wordt uitgevoerd, zonder tussenkomst van menselijke handelingen. Denk bijvoorbeeld aan werkzaamheden zoals het verwerken van mutaties in de systemen. Dit noemen we het robotiseren van een administratief proces.
Het robotiseren van HR taken is een duurzame oplossing omdat je in slechts een paar weken de werkdruk blijvend kunt verminderen.
Het robotiseren van HR processen (RPA) in de praktijk
Wij vroegen de (e)HRM professionals van de Bonte Bij hoe zij tegen het robotiseren van processen aankijken. Waarbij uiteraard de onvermijdelijke vraag, “Neemt de robot mijn baan over?”, gesteld werd. Het eerlijke antwoord is dat je door het automatiseren van processen werk uit handen van medewerkers neemt, maar dat dit enkel de repeterende, administratieve taken zijn. Dit zijn wel zorgen bij medewerkers als je met Robotisering aan de slag gaat, daarom is het wel belangrijk om dit bespreekbaar te maken als je aan de slag gaat met robotisering.
Het denkwerk, de bijzondere gevallen en het menselijke contact, zal altijd door medewerkers gedaan moeten worden. Door robotisering ontstaat er juist meer tijd voor de werkzaamheden die de HR professionals zo interessant vinden en wat het werk in de regel leuker maakt.
Welke processen lenen zich dan juist zo goed voor robotisering?
- Indiensttreding
- Verzuim
- Contractwijzigingen
- Uitdiensttreding
- VOG of BIG aanvraag
- Salarisverwerking
- Roostering
- Facturatie
- Verloning
De juiste plaats voor RPA vinden
Voor iedere organisatie is de inzet van RPA anders. Robotisering wil je inzetten als je de handmatige processen niet op een andere manier kunt automatiseren (of in ieder geval niet op de korte termijn omdat bijvoorbeeld de leverancier van een HR pakket een oplossing voorhanden heeft).
Dus, kijk eens naar de processen die nu (te)veel tijd in beslag nemen. Is er voor deze processen een mogelijkheid om het in het systeem te automatiseren? Zo niet, bekijk dan eens de mogelijkheden van RPA. Grote kans dat je het proces in een paar weken kunt robotiseren.
Sacha van Essen is Sales Manager Automation bij Incentro
