Met de alsmaar groeiende interesse in RPA springt één toepassing er tussenuit: SAP. Wat maakt deze combinatie zo geschikt, en hoe ver gaat de synergie?
Robotic Process Automation (RPA) is een technologie die het mogelijk maakt om vrij eenvoudig repetitieve processen te automatiseren. Die propositie lijkt in het bijzonder organisaties met SAP-implementaties aan te spreken. Onderzoek bij de SAPinsider-community geeft aan dat 76,5 procent een vorm van automatisering gebruikt. 48 procent kiest voor RPA van een externe partij, 19 procent gebruikt de capaciteiten die SAP zelf biedt. Waar komt dat enthousiasme vandaan?
Complexe interface
“De gebruikersinterface van SAP kan erg complex zijn”, weet Tanja Breitling-Zboril, Senior Manager Partner & Alliance Management bij UiPath. “Gebruikers moeten al snel enkele gelijkaardige velden invullen waar misschien toch kleine verschillen tussen bestaan, en dat met een hoge frequentie. Repetitieve workloads komen immers vaak in grote volumes.”
Die realiteit is het paradijs voor RPA, dat uitblinkt bij de automatisering van repetitieve taken ongeacht hun complexiteit. Automatisering bespaart altijd tijd, maar in het geval van SAP kan de impact van een geautomatiseerde workflow extra groot zijn. In uitdagende omstandigheden waarin bedrijven vandaag functioneren, is het des te belangrijker om werknemers zo goed mogelijk in te zetten en repetitief werk uit hun handen te nemen.
Bruggen bouwen
Daar ligt echter niet het enige voordeel van RPA gecombineerd met SAP. Breitling-Zboril: “Het is even vaak een uitdaging om data buiten de grenzen van een SAP-systeem te krijgen. Misschien is er een link nodig met een andere oplossing zoals Salesforce, of misschien wensen organisaties een brug te slaan tussen verschillende SAP-systemen.”
SAP-implementaties zijn doorgaans complex en de integratie met andere diensten loopt niet altijd van een leien dakje. Bedrijven die hun ERP-systeem met bijvoorbeeld Workday of Salesforce willen linken, zoeken daar een eenvoudige oplossing voor. “Veel integraties bestaan al ‘out of the box’”, weet Breitling-Zboril, “maar vaak loopt IT achter op de wensen van de business. En soms zijn integraties gewoonweg niet mogelijk, wanneer het bijvoorbeeld om legacy-software gaat. RPA kan in die gevallen de lijm zijn.”
Die lijm worden alsmaar belangrijker. SAP heeft een breed aanbod, maar is vooral populair als ERP-specialist. Voor andere taken zoals CRM of HR kiezen organisaties andere best of breed-oplossingen, die idealiter wel met elkaar spreken. Denk er nu nog wat legacy-infrastructuur bij en je ziet hoe RPA heel wat kopieerwerk van het ene naar het andere systeem kan voorkomen.
Synergie
UiPath ziet de synergie met SAP en zet daar sterk op in. In een eerder stuk legden we al uit hoe eigenlijk iedereen eenvoudige RPA-toepassingen kan maken. Een low code-aanpak maakt het mogelijk voor business users om taken via de gebruikersinterface te automatiseren en dat kan binnen SAP perfect. SAP zelf biedt bovendien een eenvoudig RPA-alternatief dat met dergelijke automatiseringen overweg kan.
Breitling-Zboril: “We voorzien ook integraties tussen SAP en andere diensten via API’s.” In het geval van UiPath wordt het RPA-aanbod uitgebreid via connectors met partijen als Salesforce of ServiceNow. Dat maakt integratie mogelijk niet alleen via de front-end maar ook via de back-end en dat is volgens haar belangrijk.
RPA-bots hebben geen problemen met de automatisering van grote volumes via de gebruikersinterface. Wanneer de bot een integratie met een externe partij voorziet, kan er wel een flessenhals ontstaan. Zo zien we scenario’s waarbij de integratie van SAP met een externe clouddienst voor prestatie- of capaciteitsproblemen en bijgevolg vertragingen zorgt aan de cloudkant. Door die integratie wel langs een back-end-connector te sturen, los je dat probleem op.”
UI of API?
Integraties van SAP op basis van RPA overstijgen wel het kunnen van de business user, geeft ook Breitling-Zboril toe. “De implementatie vereist IT-kennis, maar dankzij de RPA-aanpak kan je vertrouwen op algemene specialisten en heb je geen nood aan niche-expertise.” De toevoeging van een RPA-laag bovenop SAP om het ERP-systeem te integreren met zowel moderne clouddiensten als legacy-infrastructuur, zorgt voor krachtige mogelijkheden. “RPA helpt organisaties een inhaalbeweging te maken, zelfs wanneer legacy digitale transformatie bemoeilijkt”, vindt Breitling-Zboril.
Ze wijst nog kort op het verschil tussen UI-automatisering en API-automatisering. “RPA via de gebruikersinterface zorgt voor een snelle ontwikkeling en implementatie. Je kan de acties van een gebruiker gewoon opnemen en vervolgens automatiseren. Via de API is de ontwikkeling iets complexer, maar de RPA-app is wel robuuster. Bovendien zijn de toepassingen beter schaalbaar en loop je niet het risico dat je een app moet aanpassen wanneer de gebruikersinterface sterk verandert.”
Wat eerst te automatiseren?
Wat zijn nu de meest voorkomende SAP-gerelateerde workloads die geautomatiseerd worden? Breitling-Zboril ziet een heleboel implementaties, maar sommige zaken komen altijd terug. “In Finance zijn er altijd workflows die gelijkaardig zijn en aan een hoog volume voorkomen.” Denk bijvoorbeeld aan de automatische invoering van facturen. “Ook in procurement en supply zien we heel wat automatisering. Het gaat dan om zaken zoals PO-management, vendordata bijwerken of zendingen verwerken.”
De cijfers steunen die analyse. Uit het eerder aangehaalde onderzoek blijkt dat finance het populairste domein is om RPA in toe te passen. 56 procent van de gebruikers zet daarop in. De supply chain volgt met 43 procent.”
Tot slot stipt de RPA-specialiste HR aan als een interessant departement om RPA op los te laten, al scoort het niet zo hoog. “HR is een gefragmenteerd landschap waarin veel verschillende software wordt gebruikt, maar integratie met SAP telkens handig is. RPA is hier een goede oplossing, al merken we dat de meeste organisaties het beschikbare budget in eerste instantie bij andere afdelingen inzetten.”
RPA als migratiehulpmiddel
RPA speelt nog een rol naast de automatisering van pure SAP-taken en integratie naar externe systemen. Breitling-Zboril: “RPA helpt ook bij de migratie van SAP-klanten naar S/4HANA. In de voorbereiding daarvan moeten er heel wat data opgeschoond worden. Zo kan je soms kiezen tussen vijf dagen manueel werk, of twee dagen ontwikkelingstijd voor een script dat de taak vervolgens automatisch uitvoert.” 39 procent van de ondervraagden zet daar trouwens al een vorm van RPA voor in.
Hoewel Breitling-Zboril overtuigd is van het nut van RPA in de context van migraties, raadt ze bedrijven niet aan om ermee te beginnen. “Je automatiseert enkele taken maar je hebt geen ijkpunt om mee te vergelijken. Zo zie je niet altijd in één oogopslag wat het voordeel van RPA precies is geweest. Een migratie is altijd een uitgebreid traject dat veel tijd in beslag neemt. We raden RPA in deze context vooral aan voor organisaties die al vertrouwd zijn met de technologie en een goed begrip hebben van de voordelen.”
Terechte populariteit
De kern van de zaak is uiteindelijk dat SAP erg populaire, capabele maar ook complexe software is waar bedrijven op vertrouwen voor kritiek werk. Al die factoren zorgen voor veel ruimte voor automatisering om zich te bewijzen en snel een return on investment op te leveren.
Combineer daarbij het feit dat SAP-implementaties nooit echt standaard zijn en veel bedrijven een combinatie van legacy en moderne cloudtoepassingen willen balanceren op hun ERP-fundering, en je ziet waar de populariteit vandaan komt.
Door Michaël Aussems, eerder gepubliceerd op ITDaily
