Het werk stapelt zich op en je krijgt grijze haren van het handmatig verwerken van alle facturen, declaraties en ander administratief werk. Dit lijkt niet het juiste moment om over te stappen op een nieuw systeem en te moeten wennen aan een digitale manier van werken. Het geinige is, dit is juist hét moment om dit te doen. Waarom? Omdat digitaliseren en automatiseren je tot 70% in tijd en geld zal besparen.
Kosten zijn vaak een issue bij nieuwe tools, maar de kosten voor de aanschaf van besparende software zijn een fractie van de besparingen die het meestal oplevert. Goede digitalisering moet altijd een positieve ROI hebben. Ja, aanschaf en implementatie kost geld, maar de besparing in tijd/geld compenseert dat. En dan hebben we het nog niet eens over de ruimte voor meer focus op core business die het oplevert.
Stel je voor dat je honderd medewerkers hebt, die allemaal handmatig declaraties indienen. Dit proces gaat vaak gepaard met fouten, fraude en vertragingen en kan daardoor wel 25 euro kosten per declaratie. Indien elke medewerker tien declaraties per jaar indient, dan hebben we het over circa duizend declaraties per jaar. Met circa 25 euro aan kosten per verwerkte declaratie komen we dan op 25.000 euro per jaar aan ‘verborgen’ kosten in het declaratieproces. Declareren jouw medewerkers meer dan tien keer per jaar? Dan lopen de kosten nog verder op.
Met slimme declaratiesoftware kan dit proces tot 70% versneld worden, en doordat het automatisch gaat, gaat de foutmarge ook flink omlaag. Je bespaart als organisaties dan al snel 17.500 euro per jaar. Daar moeten natuurlijk nog de kosten voor de tool vanaf. Reken daarbij op circa 5.000 euro per jaar aan kosten en trek dat van de besparing af. Dan bespaar je nog steeds 12.500 euro. Digitalisering hoeft dus geen geld te kosten, maar kan juist geld besparen. Tijd om de koppen dezelfde kant op te krijgen wat betreft digitalisering en automatisering.
Weerstand tegen digitalisering en automatisering
Er is misschien niet eens per se weerstand op je kantoor tegen digitalisering en automatisering, maar wel om het nú te doen. Jullie zijn immers al druk genoeg met het werk dat al op jullie tafel ligt. Hoe zorg je er toch voor dat je collega’s – en misschien jij zelf ook wel – ervan overtuigd raken dat dit dé tijd is om te veranderen? En hoe zorg je ervoor dat alle neuzen dezelfde kant opstaan? Hier volgens enkele vragen die je aan jezelf en collega’s kunt stellen om te bepalen of het tijd is voor verandering.
Hoe blij ben je met de huidige stand van zaken?
Goed, je hebt het druk met je dagelijkse bezigheden. Misschien wel zo druk dat sommige facturen laat worden betaald of declaraties van collega’s laat worden verwerkt. Dit betekent dat zowel je leveranciers als je medewerkers de dupe worden van jouw volle agenda. Ontevreden leveranciers en collega’s leiden tot een slechte relatie met degenen die je organisatie maken tot wat het is. Sterker nog, volgens onderzoeksbureau Gallup lijden niet-betrokken werknemers onder 37% meer ziekteverzuim, een verminderde productiviteit van 18% en zorgen zij voor 15% minder winstgevendheid. Besef dus goed dat niet alleen jij lijdt onder een (te) grote workload. Gebruik en deel deze wetenschap dan ook met je collega’s en managers, zodat iedereen beseft dat er echt een noodzaak is om bepaalde processen te digitaliseren en te automatiseren. Eenmaal de knoop doorgehakt? Tijd voor de volgende stap.
Heldere autorisatie-flows
Sommige bedrijven hebben op verschillende locaties in Nederland kantoren. Een project bij één kantoor kan soms overlappen met een ander kantoor. Dit kan lastig zijn voor de financiële administratie, want wie geeft waarover goedkeuring? En onder welke kostenpost worden bepaalde uitgaven weggezet? Met een geautomatiseerd systeem kun je precies aangeven wie waarvoor verantwoordelijk is en zorg je dat documenten automatisch bij de juiste persoon aankomen. Alles verloopt volgens een vaste structuur. Elke stap en elke handeling wordt opgeslagen, wat handig is voor een eventuele audit.
Een dashboard maakt je processen inzichtelijk en overzichtelijk. Een dashboard is een visuele weergave van je bedrijfsdata. Zo kun je je kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) goed in de gaten houden en kun je bottlenecks sneller herkennen en aanpakken. Laten we declaraties als voorbeeld nemen. Medewerkers kunnen met hun smartphone een foto maken van een bon. De informatie op de bon (prijs, btw, bedrijfsnaam, etc.) gaat automatisch naar het dashboard en dit is real-time in te zien. Managers kunnen vanuit de trein met hun telefoon de uitgave goedkeuren en de financiële administratie kan vervolgens thuis met de tablet alles verwerken.
Gebruiksvriendelijker wordt het niet. Maar niet iedereen op kantoor is op de hoogte van de vele voordelen van automatisering en hoort alleen maar “dat er iets moet veranderen” en schieten in de weerstand. Hoe moet je als organisatie hiermee omgaan?
Wie kan leiding geven aan verandering?
Bij elke verandering in een groep is er een grote behoefte aan leiderschap. Aan het roer van digitalisering kunnen veel mensen staan, het hoeft niet altijd een CIO te zijn bijvoorbeeld. Het kan ook je directe leidinggevende zijn, de CEO, of misschien wel een ict-expert die helemaal geen leidinggevende rol heeft, normaal gesproken. Hoe dan ook, het is aan die persoon om ervoor te zorgen dat de organisatie goed voorbereid is op een andere manier van werken. Volgens auteur en CEO-coach Mike Myatt zijn er altijd doemdenkers die het verpesten voor de organisatie en die zijn te vangen in enkele stereotypen.
- De slachtoffers die elke verandering zien als een persoonlijke aanval.
- De toekijkers die niet voor of tegen verandering zijn, maar alles lijdzaam ondergaan.
- De critici die alles in het werk stellen om de verandering te saboteren.
Identificeer deze negatievelingen en zorg dat je hen overtuigt van het nut van de verandering. Overtuig ze op mijn minst dat het in het groter belang is als zij je niet dwarsbomen. Identificeer tegelijkertijd je voorstanders, de mensen die het belang van verandering begrijpen, enthousiast zijn over je plannen en een positieve vibe kunnen verspreiden in de organisatie. Als je wat tijd investeert in het informeren van collega’s en hen aan je kant krijgen, kunnen zij goed werk verrichten onder hun, wat meer kritische, collega’s.
Pluk de vruchten
Je hebt de baten en de lasten afgewogen en de knoop doorgehakt: jouw organisatie gaat moderniseren door te automatiseren. Je hebt de knelpunten in je bedrijfsprocessen geïdentificeerd en weet ongeveer wat je automatiseringsbehoeften zijn. Je weet zelfs al hoe je ervoor kan zorgen dat eventuele weerstand zoveel mogelijk verdwijnt. Tijd dus om aan de slag te gaan.
Yeelen Knegtering is CEO & Co-founder van Klippa
