De Surinaamsche Bank N.V. (DSB) is de grootste commerciële bank in Suriname die zowel particuliere als zakelijke klanten bedient. De bank heeft het reconciliëren van een aantal grootboekrekeningen geautomatiseerd met RPA, in samenwerking met Tacstone Technology, hetgeen zorgde voor aanzienlijke tijdsbesparingen en een merkbare verbetering van de datakwaliteit.
Alexander van Petten, directeur bij DSB: “We hebben binnen DSB te maken met processen, waarbij een deel bestaat uit routinematige en repeterende werkzaamheden die dagelijks moeten worden uitgevoerd. Dat zijn vaak intensieve processen met veel manuele handelingen, waardoor ze ook foutgevoelig zijn. Hoe meer mensen eraan werken, hoe meer fouten er gemaakt kunnen worden.”
DSB ging op zoek naar technologie voor het automatiseren van voornoemd proces en kwam in contact met Tacstone Technology, dat al enige tijd actief is op de Surinaamse markt. Jimmy Nanhekhan, Manager E-Banking & Payment Services: “We hebben een vergelijking gemaakt tussen hen en een aanbieder uit India die we al kenden, en daar kwam Tacstone als beste uit.”
Niven Boerleider, Manager ATM/POS, vult aan: “We wilden bottlenecks in onze werkzaamheden identificeren en kijken waar we efficiëntieslagen konden doorvoeren met automatisering. Dat hebben we aan Tacstone voorgelegd, en zij zijn daarop met een analyse gekomen. Dat was weer de basis voor het ontwerp van een procesflow voor RPA.”
Complex proces
Het eerste proces dat werd aangepakt, was gelijk een complexe uitdaging. Nanhekhan legt uit: “Bij een overmaking naar een andere bank wordt het geld tijdelijk op een tussenrekening gezet. Dat gebeurt bij alle individuele transacties van die hele dag, en aan het eind van de dag worden al die transacties in één batch verwerkt. Dus als je honderd transacties hebt voor een totaalbedrag van twee miljoen, dan zie je die honderd transacties individueel op die tussenrekening. Maar aan het eind van de dag is het één transactie voor twee miljoen naar de centrale bank.”
“De controle of het totaalbedrag overeenkomt met die losse transacties, de zogenaamde reconciliatie, deden we handmatig, in Excel. Ook andersom, voor de transacties die wij kregen van andere banken. Dat kostte heel veel manuren. Daarom hebben we voor een aantal tussenrekeningen een RPA-tool laten bouwen, die nu de reconciliatie van zes grootboekrekeningen automatiseert.”
Betrokken bij de processen
Van Petten is blij met de rol die Tacstone Technology hierin heeft gespeeld: “We hebben nauw met Tacstone samengewerkt om de processen in kaart te brengen. Zij waren op een gegeven moment bijna DSB-medewerkers, zo goed begrepen ze de processen. Ze waren betrokken en dachten tot in de details mee over de vraag hoe het efficiënter kon. Dat is handig, want intern zit je in een soort bubbel en zie je bepaalde zaken niet meer. Daarom is het goed om input en inzichten van externen te krijgen.”
Wel is het zaak het project efficiënt in te richten. “Om zo’n proces goed te automatiseren is het belangrijk om zoveel mogelijk intern voorwerk te doen en de mensen erbij te betrekken voor de analyse. Het is geen goedkope exercitie, en hoe meer uren je inkoopt voor ondersteuning bij het analyseren van de processen, hoe meer het je gaat kosten.”
“De licentiekosten van de robot vallen wel mee, de meeste tijd gaat zitten in het bouwen van de scripts. Meestal heb je die kennis niet zelf in huis, dus een goede analyse aan het begin van het proces en duidelijke requirements voor je partner zijn cruciaal. Hoe beter de requirements, hoe sneller het bouwen gaat en hoe minder kosten je hebt.”
Medewerkers blij met de robot
De medewerkers waren blij dat ze van het arbeidsintensieve manuele werk verlost waren. Van Petten: “Dit project heeft er niet toe geleid dat er werkzaamheden verloren gingen. Het heeft er wel voor gezorgd dat er meer tijd was voor andere werkzaamheden. De mensen kwamen tijd tekort door dat tijdrovende proces, dus dankzij deze efficiëntieslagen houden ze tijd over voor andere taken.”
Nanhekhan: “Onze medewerkers waren blij met de robot. In plaats van al die handmatige handelingen konden ze die nu met één druk op de knop aan het werk zetten, en kregen ze de output die ze nodig hadden om verder te kunnen. Bij een van mijn secties die de reconciliatie doet voor de lokale overmakingen waren ze op dagbasis ongeveer drie uur bezig om die reconciliatie te doen. Nu zijn ze binnen een kwartier klaar.”
Geen menselijke fouten
Van Petten noemt nog een voordeel: “De calculaties worden volledig door het systeem uitgevoerd, en je krijgt vanzelf de output. Maar het gaat niet alleen om de tijdswinst, maar ook om het minimaliseren van de menselijke fouten die in dat proces gemaakt kunnen worden. Want het kan behoorlijk ingewikkeld zijn met al die grootboekrekeningen bij verschillende typen transacties. Als er iets misging, bijvoorbeeld een dubbele boeking, was het zoeken naar een naald in een hooiberg.”
“Nu is dit proces veel efficiënter geworden. Wanneer er een klacht binnenkomt, of een verzoek van een klant om iets uit te zoeken, kunnen we nu veel sneller vinden waar het probleem ligt en of er een correctieboeking moet worden gedaan. Dat is een enorme verbetering van onze efficiëntie, ook naar de klanten toe. Als bank hebben we nu meer tijd om ons op de verkoop te richten.”
