Het Roemeense Rode Kruis (RRC) wordt door UiPath bijgestaan bij het digitaliseren en automatiseren van de rapportage van door de organisatie ingezamelde donaties ten behoeve van Oekraïense vluchtelingen in Roemenië. De RRC, een lid van de Internationale Rode Kruis- en Rode Halve Maan-beweging, is een door vrijwilligers geleide humanitaire organisatie die noodhulp, rampenbestrijding en onderwijs biedt in Roemenië.
De oorlog in Oekraïne heeft geleid tot de grootste vluchtelingencrisis in Europa sinds de Tweede Wereldoorlog. De verhoogde rapportagebehoeften van de RRC zetten onmiddellijk hun personeel en digitale infrastructuur onder druk, die is ontworpen om een jaarlijkse, gecentraliseerde rapportagecyclus te ondersteunen. Als gevolg hiervan had het hoofdkantoor van de RRC in Boekarest moeite om snel betrouwbare gegevens te verkrijgen van de 47 regionale centra die donaties inzamelen ter ondersteuning van Oekraïense vluchtelingen in Roemenië.
Dit belemmerde de externe rapportagemogelijkheden van de RRC, zoals het regelmatig delen van een overzicht van de ingezamelde donaties met het Roemeense Departement voor Noodsituaties (DSU), een agentschap dat noodhulp coördineert, als onderdeel van het Roemeense Ministerie van Binnenlandse Zaken.
Op het hoogtepunt van de humanitaire crisis maakte de RRC voorgoed gebruik van het UiPath Business Automation Platform, door nauwere banden op te bouwen met zowel de personen die het helpt als de vrijwilligers die essentieel zijn voor haar activiteiten. Het project – geïnitieerd als missiekritieke reactie op de zich verdiepende humanitaire crisis – heeft de RRC in staat gesteld om flexibeler en efficiënter te worden en heeft haar leiders in staat gesteld realtime toegang te krijgen tot vitale gegevens, waaronder hoe gedoneerde middelen worden gebruikt in hun reactie .
“Toen de humanitaire crisis verergerde, sloot het Roemeense Rode Kruis zich aan bij de eerste hulplijn om Oekraïense vluchtelingen in Roemenië te ondersteunen”, zei RRC-directeur Ioan-Silviu Lefter. “We moesten de Roemeense autoriteiten inzicht geven in de donaties en hulp die we aan Oekraïense vluchtelingen boden. In het begin werden we geconfronteerd met veel handmatige rapportage, wat van invloed was op de nauwkeurigheid en beschikbaarheid van gegevens. Dankzij het UiPath Business Automation Platform konden we ons concentreren op wat het belangrijkste is: essentiële ondersteuning bieden aan miljoenen vluchtelingen.”
Van potlood naar papier tot het gebruik van softwarerobots
Om van handmatige rapportage naar een geautomatiseerd en gestroomlijnd proces te gaan, werd de RRC ondersteund door een team van UiPath-burgerontwikkelaars om het rapportageproces in kaart te brengen, te stroomlijnen en klaar te maken voor automatisering.
De eerste softwarerobot die bij RRC werd ingezet, kreeg de taak om met regelmatige tussenpozen rapportagesjablonen te genereren voor elk van de 47 regionale RRC-centra, en ervoor te zorgen dat deze overeenkomen met de wereldwijde rapportagebehoeften van de RRC. Een tweede softwarerobot werd getraind om rapporten van elk regionaal centrum te verzamelen en de gegevens te centraliseren in één hoofdrapport. De softwarerobots hebben de hoeveelheid handmatige invoer aanzienlijk verminderd en RRC in staat gesteld om aandacht te besteden aan het ondersteunen van degenen die getroffen zijn door de humanitaire crisis.
Automatisering zorgt voor snellere directe hulp
Na de implementatie van UiPath was het RRC-personeel in staat om snel betrouwbare gegevens te verzamelen, de interne en externe rapportagebehoeften van de organisatie te ondersteunen, besluitvormingsprocessen mogelijk te maken en de mogelijkheden voor fondsenwerving te verbeteren. De RRC rapporteerde de volgende bedrijfsresultaten:
- Nauwkeuriger en betrouwbaarder gegevens: automatisering heeft ertoe bijgedragen menselijke fouten te elimineren en het personeel in de regionale centra van het RRC een gestroomlijnd en standaardsjabloon voor rapportage te bieden.
- Aanzienlijk minder tijd besteed aan rapportage: de tijd die de projectmanager besteedde aan het centraliseren van gegevens voor externe rapportage aan DSU daalde van 8-12 uur naar 30 minuten per rapportage.
- Snelle toegang tot geconsolideerde gegevens ter ondersteuning van de besluitvorming: de beschikbaarheid van geconsolideerde gegevens ondersteunde het besluitvormingsproces van het RRC-leiderschap en bevorderde de samenwerking met de Internationale Federatie van Rode Kruis- en Rode Halve Maanverenigingen (IFRC) en het Internationale Comité van het Rode Kruis (ICRC). ), momenteel op missie naar Roemenië.
- Verbeterde transparantie en geloofwaardigheid: toegang tot betrouwbare en recente gecentraliseerde gegevens, die in realtime met potentiële donoren konden worden gedeeld, heeft de fondsenwervingsinspanningen van de RRC ten voordele van Oekraïense vluchtelingen een boost gegeven.
- Betere meting en zichtbaarheid van de tijd van vrijwilligers: het geautomatiseerde rapportageproces werd een raamwerk voor de RRC om de tijd te kwantificeren die vrijwilligers aan taken besteden.
“Dankzij onze samenwerking met UiPath konden we gestandaardiseerde rapportage bieden in al onze regionale centra en actuelere informatie verstrekken aan de belangrijkste belanghebbenden. Ons personeel kreeg de bevoegdheid om meer tijd te besteden aan essentieel werk bij het helpen van vluchtelingen dan aan het gebruik van pen en papier om donaties bij te houden”, vervolgde Lefter.
“De onrechtvaardige oorlog in Oekraïne heeft miljoenen levens beïnvloed en ons allemaal in een ongekende humanitaire crisis gestort. Wij geloven sterk in de kracht van automatisering om organisaties die met crises te maken hebben te ondersteunen en hun personeel te helpen ontlasten en hen in staat stellen hun missie uit te voeren”, zegt Daniel Dines, UiPath mede-oprichter en co-CEO.
