De gemeenten Horst aan de Maas en Venray hebben een groot deel van hun WOZ-bezwarenafhandeling geautomatiseerd met een robot die is ontwikkeld door IT-dienstverlener Ictivity op basis van Microsoft Power Automate. Deze robot verwerkt inmiddels 73 procent van de bezwaren in Horst aan de Maas en 63 procent in Venray automatisch, waardoor de afdelingen Financiën van beide gemeenten meer tijd kunnen besteden aan de inhoudelijke beoordeling van bezwaren.
De automatisering verlicht niet alleen de tijdelijke piek in werkdruk, maar zorgt er ook voor dat inwoners sneller antwoord krijgen op hun vragen. In maart ontvangen beide gemeenten jaarlijks een groot aantal WOZ-bezwaren via het e-loket, de post en e-mail. In 2023 resulteerde dit in een recordaantal bezwaren, waardoor de financiële afdelingen per gemeente handmatig ongeveer 1.500 zaken moesten inboeken in de belastingapplicatie VRiS.
Om dit tijdrovende proces te verbeteren, besloot het innovatielab van de gemeenten – dat experimenteert met technologieën ter verbetering van de dienstverlening – de mogelijkheden voor automatisering te onderzoeken. Ictivity ontwikkelde binnen drie maanden een geautomatiseerde workflow in Microsoft Power Automate, die gekoppeld is aan VRiS. Dankzij deze robot kan het grootste deel van de bezwaren automatisch worden verwerkt, waardoor alleen uitzonderingen nog handmatig hoeven te worden behandeld.
Robin Wijnen, sales consultant IT-adoptie en productiviteit bij Ictivity, legt uit waarom robotisering een passende oplossing was: “Omdat het werk repetitief en minder uitdagend is, bood automatisering een aantrekkelijke uitkomst voor alle betrokken partijen. Dit bespaart niet alleen veel tijd, maar verbetert ook de dienstverlening en het werkplezier van medewerkers.”
Shannon Jansen, informatieadviseur en architect bij de gemeente, voegt hieraan toe: “Het jaarlijkse WOZ-bezwarenproces zorgde voor een piek in werkdruk bij onze afdeling Financiën, waardoor andere taken bleven liggen. We zijn blij dat we met Ictivity een duurzame oplossing hebben gevonden. Medewerkers hebben nu meer ruimte voor andere belangrijke werkzaamheden, en we zien mogelijkheden om samen met Ictivity ook andere processen te optimaliseren.”
