Steeds meer administratieve processen zijn te automatiseren, waardoor tijdwinst is te boeken en medewerkers ingezet kunnen worden op belangrijkere taken. Om te bepalen welke processen hiervoor in aanmerking komen, introduceert Quoratio Groep de Robotic Process Automation Quickscan. Hierbij wordt per proces bekeken wat de impact van robotisering is en of dat toegevoegde waarde heeft.
De RPA Quickscan leidt tot een overzicht van tijdsintensieve, repeterende werkzaamheden, die per stuk worden nagelopen op geschiktheid voor RPA en potentiële business impact van robotisering. Hierbij wordt een business case gemaakt waarin de impact wordt afgewogen tegen de investering. Met deze informatie wordt draagvlak gecreëerd voor de opstap tot intelligent automation.
Pieter Burghouts, directeur innovatie bij Quoratio Groep: “Repeterende handelingen zijn over het algemeen niet de leukste en lang niet altijd de belangrijkste taken om uit te voeren, terwijl ze wel veel tijd kunnen kosten. Precies deze processen zijn interessant om te robotiseren. Op die manier kunnen mensen hun waardevolle tijd en kennis steken in andere werkzaamheden. De business impact van RPA is dan ook veel groter dan alleen de waarde van een geautomatiseerd proces. Door op deze manier te innoveren, maak je het dagelijkse werk van mensen interessanter, productiever en leuker.”
Proceskennis en robotisering
De Quoratio Groep voegt in de RPA Quickscan domeinkennis en gecertificeerde ontwikkelaars samen. Het doel is procesverbetering met robotisering als aangewezen middel, maar dit hoeft niet noodzakelijkerwijs de enige en beste oplossing te zijn. Hiervoor is kennis van de sector en de processen nodig.
Burghouts: “Processen ontstaan na verloop van tijd, vaak door eisen binnen sector en door gewoontes van mensen. Hier sluipen inefficiencies in die je vaak pas opmerkt als iemand er met een frisse blik naar kijkt. Maar een procesverbetering moet wel realistisch zijn. Het moet binnen de organisatie wel passen en ontvangen worden. Met de RPA Quickscan bieden we de ideale combinatie van RPA-kennis én ervaring met verschillende sectoren, waardoor de optimalisatie van processen daadwerkelijk toepasbaar is en direct waarde toevoegt.”
De RPA Quickscan bestaat uit twee delen. In een eerste sessie met een klant wordt RPA geïntroduceerd en in groepen per afdeling worden alle mogelijke processen doorgenomen. Het doel is om tot minimaal 10-15 potentiële processen per afdeling te komen. Deze worden vervolgens verder uitgewerkt, waarna in een tweede fase de processen worden gerangschikt op geschiktheid en business impact.
Veel van de processen die voor robotisering in aanmerking komen, zijn door het vele menselijk handelen ook foutgevoelig. Bovendien ontbreekt het vaak aan een duidelijke audit-trail, terwijl dit wel nodig is. Door repeterende en cruciale taken te robotiseren, ontstaan controleerbare processen die minder foutgevoelig zijn.
Burghouts: “De kennis van een sector en de processen daarbinnen is cruciaal om robots te kunnen ontwerpen, precies te begrijpen wat de taken van die robots zijn en waarom een robot bepaalde taken niet heeft kunnen uitvoeren en weer overdraagt aan een mens van vlees en bloed. Het laatste wat je als organisatie wil, is dat die robots een soort black box worden waarvan niemand meer weet wat ze precies doen en hoe ze tot een bepaalde output komen.”
Zie ook
