De Gemeente Huizen is genomineerd voor de SoftBot Awards, een erkenning voor hun toepassing van Robotic Process Automation (RPA). De nominatie is toegekend op basis van de succesvolle implementatie van een softbot die helpt bij het verwerken van aanvragen voor kwijtschelding van belastingen.
Deze geautomatiseerde assistent, actief onder de naam “Softbot Aanvragen Kwijtschelding Belastingen”, is speciaal ontworpen om e-mailaanvragen voor kwijtschelding van belastingen te verwerken in de applicatie iKwijtschelding (PRLG). Een van de belangrijkste functionaliteiten van de softbot is het toevoegen van de bijgevoegde documenten aan de aanvraag en het voorbereiden van de aanvraag voor verdere afhandeling door medewerkers.
Dankzij deze innovatie kunnen medewerkers zich richten op meer inhoudelijk werk. Bovendien worden potentiële fouten voorkomen, wat de efficiëntie en nauwkeurigheid van het proces ten goede komt. Statistieken tonen aan dat de softbot jaarlijks tussen de 300 en 400 aanvragen verwerkt. Zonder deze automatisering zou een medewerker ongeveer 15 tot 20 minuten per aanvraag nodig hebben.
De softbot heeft ook aanvullende functionaliteiten die het verwerkingsproces stroomlijnen. Zo selecteert de bot automatisch de juiste belastingaanslag, voegt een roze herinnering toe in iKwijtschelding en vangt eventuele uitzonderingen op. Deze uitzonderingen worden geregistreerd en via een logbestand naar de verantwoordelijke medewerkers gestuurd. Verder houdt de softbot rekening met mogelijke communicatieproblemen tussen iKwijtschelding en JOIN, waardoor verdere fouten worden voorkomen.
