De Gemeente Amsterdam zet Robotic Process Automation (RPA) in bij de afhandeling van bezwaarschriften tegen afvalboetes. Deze innovatie komt als oplossing voor de aanhoudende onderbezetting bij de directie Juridisch Bureau en de daaruit voortvloeiende hoge werkdruk onder de medewerkers.
De nieuwe procedure, die effectiever is dan het traditionele handmatige proces, houdt in dat wanneer een bedrijf of inwoner digitaal bezwaar aantekent tegen een afvalboete, de RPA-software automatisch verschillende stappen van verificatie en gegevensverzameling uitvoert. Het systeem controleert de volledigheid van het bezwaar, of er een grond voor het bezwaar wordt aangegeven, of het bezwaar tijdig is ingediend, en of de zaak al bekend is bij de gemeente.
Een functie van de robot is interactie met de CityControl-applicatie. Hier haalt de software automatisch het bijbehorende proces-verbaal op, waarna deze informatie samen met de bezwaargegevens wordt gebruikt om een nieuw primair besluit te creëren. Dit alles gebeurt met aanzienlijk minder menselijke tussenkomst, waardoor de kans op fouten afneemt.
Door de inzet van RPA realiseert Amsterdam een besparing van 131 uur per maand. Het handmatig invoeren van een bezwaar duurde gemiddeld 20 minuten, bij een jaarlijkse hoeveelheid van ongeveer 6000 bezwaren. Dit zorgt voor verlichting van de werkdruk voor de juridische medewerkers, en een snellere en betrouwbaardere dienstverlening richting burgers.
