Steeds meer organisaties kiezen voor het automatiseren van repeterende werkzaamheden met RPA. Een eerste selectie van processen die in aanmerking komen is vaak snel gemaakt. Maar de volgende stap is meestal lastiger, omdat gedetailleerde kennis over het daadwerkelijke verloop van processen ontbreekt. Daar komt process mining om de hoek kijken. “Het vormt de basis voor digitale transformatie.”
“Vroeger had je als bedrijf te maken met consultants die beschreven hoe processen zouden moeten werken. Bij process mining ontdek je juist hoe die processen in praktijk verlopen”, zegt Maurits Houck, Regional Manager bij UiPath Benelux. Die informatie is al aanwezig, maar niet zichtbaar. Daar zorgt process mining voor, met bronnen als de logs van time based systemen (SAP, ServiceNow, Salesforce).
Handmatig
Hij noemt als voorbeeld een afdeling crediteuren waar tienduizend facturen worden verwerkt. “In dat proces volgt dan bijvoorbeeld zestig procent de ideale verwerkingsroute. Dertig procent van de facturen bewandelt in totaal vijf verschillende omwegen. De resterende facturen volgen een veelvoud aan routes, die moeten handmatig worden verwerkt.”
Wetenschappelijk
Process Mining is een wetenschappelijk verantwoorde manier om te analyseren hoe dergelijke processen daadwerkelijk worden uitgevoerd in een organisatie. Houck: “Wat je in feite doet is een identifier volgen, zoals bijvoorbeeld het nummer van een invoice, of een client die door de customer journey gaat. Het brengt vervolgens in kaart hoe die identifier in real life door de systemen gaat.”
Visueel
Een bijkomend voordeel van process mining is dat dit visueel helder in kaart kan worden gebracht in de vorm van een interactieve flow chart die het process gedetailleerd volgt: hoe lang duurt het, wie voert de stappen uit? Dat vormt weer een goede basis voor het opstellen van een gedegen business case, waarin precies kan worden aangetoond waar het inzetten van een robot . toegevoegde waarde heeft in het proces. Tegelijkertijd kunnen eventuele nieuwe bottlenecks op tijd worden ondervangen.
Data
“Als het eenmaal staat, en dat is een eenmalige inspanning, beschik je over een schat aan data over processen, èn over de impact van veranderingen die je doorvoert’, zegt Alok Gupta, Sales Director bij UiPath. “Je krijgt volledige transparantie over wat er gebeurt in een organisatie.” UiPath beschikt over connectors voor alle gangbare systemen, en het is mogelijk meerdere systemen te koppelen. Met machine learning en AI wordt die data verwerkt tot de rapportage.
Tijd
Hij maakt wel een kanttekening: “Waar RPA non intrusive is, moet dit geïnstalleerd worden op de systemen. Bij standaardsystemen als Salesforce gaat het snel, maar bij een enterprise met een grote diversiteit aan applicaties kan meer tijd nodig zijn. Het voordeel is wel dat de data waar we naar kijken vrij basic is. Het werkt dus ook bij legacysystemen. Bovendien kun je het in allerlei vormen exporteren.”
Beheersbaar
Wanneer die rapportage eenmaal gereed is kan hij breed worden gebruikt. Houck: “Met process mining kan ook de implementatie van bijvoorbeeld SAP HANA worden geholpen, omdat met de beschikbare informatie de scope van de implementatie beperkt kan worden dankzij het inzicht in het gebruik.. Tien jaar geleden was de trend om alles in één systeem stoppen, de trend is nu om ERP in te zetten waar het goed is, en andere tools -zoals robotics- te gebruiken waar dat gunstiger is. Zo houd je systemen beheersbaar.”
Verborgen activiteiten
“Als je het kunt automatiseren, moet je het automatiseren, zeggen we wel eens. Al onze klanten kunnen snel het laaghangende fruit vinden, waar de mensen saaie, repeterende werkzaamheden uitvoeren. Dat is makkelijk. Moeilijker is het om de daarop volgende processen te vinden die in aanmerking komen, die zijn meer verborgen. Die verborgen activiteiten kunnen aan het licht worden gebracht met behulp van process mining.”
Complexiteit
Process mining is bruikbaar voor een breed scala aan organisaties. “Je kunt het bijvoorbeeld inzetten voor de customer journey, bij het bestelproces. Dat maakt het ook voor kleinere bedrijven interessant. Het gaat vooral om de complexiteit van de operaties, als je die processen in kaart kunt brengen en automatiseren levert dat geld op. Compliance is een andere belangrijke reden om aan process mining te doen.”
Digitale transformatie
Hij besluit: “Process Mining staat niet op zichzelf, in praktijk zien we dat het vaak gebruikt wordt als onderdeel van een breder proces van digitale transformatie. Het uiteindelijke doel van organisaties is om hun processen efficiënter te maken, en process mining is daarin de eerste fase. Na het in kaart brengen van de processen kunnen ze worden geoptimaliseerd, en daarna geautomatiseerd.”
Bekijk hier een introductie van process mining op video
