Twee jaar covid-crisis hebben ook in de publieke sector de manier van werken ingrijpend veranderd. Unit4 onderzocht bij 75 Belgische organisaties uit de publieke sector hoe ze die periode evalueren. Uit het jaarlijkse terugkerend wereldwijd onderzoek is de belangrijkste vaststelling dat de mensen en de systemen niet klaar zijn om met verandering om te gaan, en het zal nog ruim 2,5 jaar duren eer het digitale transformatieproces afgerond is.
De voorbije twee jaar waren bijzonder uitdagend voor de publieke sector. In vaak moeilijke omstandigheden kregen ze af te rekenen met een stijgende vraag naar hun diensten, voortdurend wijzigende werkomstandigheden en nieuwe (digitale) werkmethoden. En dat met vaak krappe budgetten – kosteneffectiviteit staat meer dan ooit centraal.
“De wereldwijde publieke sector komt door een van de zwaarste uitdagingen waar het ooit voor heeft gestaan, maar heeft in sommige opzichten laten zien wat er mogelijk is op het gebied van digitale transformatie,” zegt Lode Maris, Regional President Western Europe bij Unit4. “De Belgische publieke sector staat de komende jaren echter voor een nog zwaardere taak om essentiële overheidsdiensten in stand te houden en te blijven investeren in innovatie om significante verbeteringen te realiseren. Het zal een mentaliteitsverandering vergen om de verandering te omarmen die nodig is om overheidsdiensten te moderniseren en een bereidheid om wendbaarder te zijn, waarbij geaccepteerd wordt dat disruptie uiteindelijk zal leiden tot toegevoegde waarde voor burgers,” besluit Lode Maris.
Verandering is moeilijk
De veranderende tijdsgeest (dus niet alleen corona) zorgt voor veel druk van stakeholders en burgers op deze organisaties om slimmer en transparanter om te springen met hun dienstverlening, processen en hun uitgaven.
Maar die aanpassing blijkt een moeilijk verhaal. Zo geeft bijna de helft van de organisaties in de publieke sector aan dat zowel de medewerkers (48%) als het management (40%) zich tegen verandering verzet. Bovendien zegt een op de drie dat de medewerkers niet over de nodige professionele kwaliteiten beschikken om zich snel aan te passen aan de nieuwe context. En 53% geeft aan dat hun backoffice systemen niet voldoende wendbaar of aanpasbaar zijn. Drie kwart van de organisaties beschikt wel over systemen die geconnecteerd over de verschillende departementen heen, wat toelaat om data over heel de organisatie te gebruiken.
Datasystemen niet up to date
Bij ruim de helft van de respondenten zijn nog steeds manuele handelingen nodig om software te ‘voeden’ en is compatibiliteit met andere systemen een issue. Slechts 6% beschikt over systemen waar een of andere vorm van manuele invoer niet nodig is. Nagenoeg allemaal hebben ze een digitale transformatie strategie volledig of grotendeels uitgerold. Gemiddeld duurt het bij de Belgische spelers in de publieke sector nog 2,5 jaar eer die strategie volledig geïmplementeerd zal zijn.
Migratie naar de Cloud, SaaS-toepassingen of AI: meer dan een kwart van deze organisaties plant om ze in het komende jaar te gaan gebruiken. Ongeveer 10% zegt dat een grote aanpassing nodig is om dat te doen. Bij wie deze technologieën al in huis heeft, is dat gemiddeld sinds een jaar het geval.
De digitale transformatie heeft volgens bijna 9 op de 10 publieke organisaties overigens ook als gevolg dat hun medewerkers niet over de juiste capaciteiten beschikken of niet de juiste training krijgen om zich aan te passen.
Veranderingen in het organisatiemodel
De publieke sector ontsnapt er niet aan: er moet bespaard worden. Opvallend: 39% kiest om dat te doen door de dienstverlening af te bouwen, 32% verkoopt of sluit gebouwen en 21% investeert niet meer in nieuwe technologie of innovatie. Iets minder dan de helft (45%) doet het voortaan met minder mensen.
Tegelijk kampen ze met uitdagingen op de arbeidsmarkt: een kwart zegt dat ze niet de juiste mensen kan vinden, 13% geeft aan dat ze mensen met de juiste skills niet aan boord kunnen houden. Daar staat wel tegenover dat deze organisaties uit een groter geografisch gebied kunnen recruteren dankzij de impact van het thuiswerken.
Dat thuiswerken blijkt bij de publieke sector overigens vaste prik te worden. Twee op de drie kiezen voortaan voor een hybride model, een op de drie wil overstappen op 100% werken op afstand. Die twee jaar corona hebben volgens bijna 90% van de publieke organisaties een groot positief effect. De betrokkenheid van de medewerkers is er (erg) op verbeterd.
Tot slot werd ook gevraagd welke de drie belangrijkste facetten in de processen van de organisatie zouden zijn, in een ideale wereld. Voor de organisaties in de Belgische publieke sector zijn dat het automatisch kunnen inzetten van de juiste M/V op de juiste plaats op het tijdstip (37%), voorspellende software om de medewerkers beter en sneller in te kunnen zetten (31%) en betere data-beveiliging en -bescherming (27%).
