De coronacrisis heeft gezorgd voor een grote boost in het gebruik van robotgestuurde procesautomatisering (RPA) binnen Randstad Frankrijk. Dat zei CFO Odile Schmutz onlangs tijdens het Reboot Work Festival dat georganiseerd werd door UiPath.
De uitzendbranche werd in Frankrijk in maart door de coronacrisis hard geraakt. Schmutz: “We hadden in één week een omzetdaling van ongeveer zeventig procent. Het was buitengewoon heftig. Iedereen moest thuiswerken, de flexwerkers werden door onze klanten naar huis gestuurd en de bedrijven sloten de deur. Samen met de overheid moesten we een technisch oplossing vinden voor deze gedeeltelijke werkloosheid. Eerlijk gezegd, zonder RPA en een solide task force zouden we niet zijn waar we moesten zijn.”
De CFO gaf haar team de opdracht RPA in te zetten om deze gedeeltelijke werkloosheid voor haar medewerkers het hoofd te bieden. “Wekelijks zijn er 80.000 flexwerkers op ongeveer 800 locaties aan het werk via Randstad Frankrijk en dan zijn er nog 4.000 vaste medewerkers. Je kunt je dus voorstellen hoe vaak we elke dag hetzelfde proces moeten uitvoeren. Ik maakte een snelle berekening, in een paar minuten, en ik zei dat we, als we mijn mensen dit repetitieve werk niet laten doen, we waarschijnlijk 50 mensen moesten aanstellen om het werk te laten doen. Door RPA in te zetten, hebben we mijn team vrijgehouden om taken met toevoegde waarde te kunnen doen. Zoals bijvoorbeeld met flexmedewerkers bezig te zijn.”
Boost RPA-programma
Schmutz zette verschillende robots aan het werk, die 24 uur per dag, 7 dagen per week haar medewerkers ondersteunen. “Ze zijn nog steeds actief, omdat we weer een nieuwe lockdown hebben. Ze ondersteunen ons in ons werk. Daarnaast bieden ze natuurlijk veel veiligheid en zekerheid. Ze leveren op tijd en worden natuurlijk niet ziek door het coronavirus. Zonder de robots weet ik niet hoe wij deze periode waren doorgekomen. Het zorgde ook voor een geweldige boost voor het RPA-programma in mijn team.”
Link met lean management
De CFO is klein begonnen met de implementatie van de automatiseringsprogramma’s binnen Randstad. “Ik wilde een directe link hebben met lean management. Ik ben een groot voorstander van lean management en mijn hele team werkt op die manier. Als je aan value stream mapping doet, zie je waar de inconsistenties zitten. Je ziet waar je nog wat moet corrigeren, waar het proces langer duurt en je hebt inzicht in alle niet-waardetoevoegende taken die je dagelijks doet. Met deze aanpak is het gemakkelijk om te zeggen: “Kunnen we een robot vragen om deze taken te doen?””
De revolutie van 2020
Schmutz heeft haar team gevraagd een lijst op te stellen met processen die geautomatiseerd kunnen worden. “Ik heb hen verteld: Ik ben heel oud vergeleken met de meeste van jullie. Toen ik Microsoft Office ontdekte, was het een revolutie voor mij. Dit is jullie revolutie. Dit is de revolutie van 2020. En deze kleine robot word je eigen digitale assistent.’ Ik heb nu dus een enorme lijst met te automatiseren processen. We moeten absoluut opschalen. We moeten waarschijnlijk het aantal processen dat elk jaar moet worden geautomatiseerd, verdubbelen of vermenigvuldigen met tien. Maar we zijn nog aan het leren. We zetten stap voor stap en krijgen vertrouwen dat we overal RPA kunnen inzetten. De medewerkers zijn er beslist fans van.”
Is er een besparing?
Om te meten of een automatiseringsprogramma een succes is, meet Schmutz wat de investering oplevert. “Dit doe ik door de tijd die je besteedt aan het uitvoeren van de analyse en het ontwikkelen van de robots te vergelijken met de tijd die je bespaart. Ik neem ook de medewerkerstevredenheid mee. Als je het proces van de werkzaamheden optimaliseert met een robot, geeft het de medewerker natuurlijk minder stress. Zij weten dat de robot geen fouten maakt en dat is heel waardevol voor hen. Zij waarderen het als je alle repetitieve en vervelende taken weg kunt halen met automatisering.”
“Voordat we beslissen of we een proces automatiseren, leggen we het eerst langs een prioriteitenlijst. De criteria die wij hanteren zijn: Is het een vervelend repeterend proces? Is het een tijdrovende klus? Geeft het voldoening en levert het minder stress op?”
Van bedreiging naar samenwerking
RPA is binnen Randstand Frankrijk een belangrijk onderdeel geworden, waarbij finance de samenwerking aangaat met IT. “Aanvankelijk zag IT de automatisering als een soort bedreiging, afkomstig van finance. Dat was een heel groot obstakel. Maar nu zien ze de meerwaarde en vragen ze ons: “Wil je een robot ontwikkelen die ’s nachts controleert of mijn werk goed verloopt en me ’s ochtends van feedback voorziet?” Het is heel interessant om te zien dat de verschillende afdelingen nu de samenwerking met ons opzoeken. Van marketing tot HR.”
“Alle supportfuncties van het bedrijf zijn geïnteresseerd in RPA. Zij zien dat we de tijd die we hebben gewonnen dankzij de robots, kunnen toevoegen aan de kwaliteit van de service die we bieden aan onze flexwerkers, andere medewerkers en natuurlijk de klanten. Ik heb de klanten niet genoemd, maar ze staan natuurlijk centraal in onze tevredenheidsbeoordeling”, besluit Schmutz, die aangeeft het RPA-programma binnen de organisatie verder te willen laten groeien.
Door Martijn Slot
Dit artikel is eerder gepubliceerd op Executive Finance
If you want to gain more insights how CFO’s leverage automation to transform finance, watch the recording of the webinar held by UiPath and IMA Europe on January 27th
