Om de juiste zorgdeclaraties op te stellen en te versturen via het EPD, heeft GGZE gegevens uit meerdere systemen nodig. Koppelen met een API was echter niet mogelijk. Daarom heeft de zorginstelling samen met Deloitte een robot ontwikkeld gebaseerd op de RPA-technologie van UiPath. Daarbij hebben ze de tijd genomen om de interne processen volledig te begrijpen, want alleen dan wordt de robot echt een succes.
Hoe kan de GGZE, de GGZ van regio Eindhoven, met minimale registratie maximale zorg verlenen? Met deze vraag in hun achterhoofd kijken business analist Marc Wouters en IT-manager Mark van Geffen hoe ze zorgprocessen met technologie kunnen ondersteunen. Een proces dat ze meest recent onderzochten, was het samenbrengen van gegevens uit meerdere systemen in de centrale oplossing om te kunnen voldoen aan financieringseisen.
Systemen koppelen om te voldoen aan financieringseisen
De financieringseisen worden opgelegd door financiers van de GGZ, zoals verzekeraars, NZa en gemeenten, vertelt Wouters. Ze vragen bijvoorbeeld om opleidingsgegevens van zorgverleners of persoonsgegevens. Die data bevinden zich echter in andere oplossingen dan in het EPD (elektronisch patiëntendossier) waarmee de declaraties worden verstuurd. ‘Die opleidingsgegevens komen bijvoorbeeld uit het HRM-systeem.’
Wouters: ‘Het overzetten van de gegevens kost nu veel tijd en er komt veel correctief werk te liggen bij de afdeling ‘functioneel beheer’ om alles goed te onderhouden. Daarom wilden we eigenlijk een koppeling met ons EPD, maar dat lukte niet. Dus hebben we gekeken naar een geautomatiseerde koppeling met RPA.’ Van Geffen vult aan: ‘Het is geen directe koppeling, maar automatiseert de datamigratie.’
Proof of concepts om de juiste partner te vinden
GGZE heeft een uitgebreid traject opgezet om de juiste oplossing en partner te kiezen. Wouters: ‘We hebben twee proof of concepts laten opzetten en een literatuurstudie gedaan voor een derde leverancier. We hebben natuurlijk gekeken naar de financiën, maar ook of de infrastructuur en het beleid paste bij GGZE. We hebben het liefst onze technologie gecontroleerd in beheer. Dat kan ook bij iemand anders zijn, mits de kosten aanvaardbaar zijn.’
Ook hebben Wouters en Van Geffen gelet op het toekomstperspectief en het innovatieve karakter van de leverancier. Uiteindelijk zijn ze uitgekomen bij Deloitte, die de oplossing van UiPath aanbiedt als een service – RaaS (RPA as a Service). Van Geffen: ‘De keuze heeft deels te maken met de kosten, maar ook met het beheer. We hebben namelijk als filosofie: SaaS als het kan, zodat we zekerheid afkopen en kennis is gewaarborgd.’
Partner medeverantwoordelijk voor de robot
Van Geffen: ‘We ontwikkelen de robot niet zelf. Als je dat wilt, dan moet je de kerncompetentie borgen in je eigen organisatie. We hebben niet de capaciteit om dat te doen. Als je kiest voor een partnership zoals wij dat met Deloitte hebben gedaan, dan neem je die kennis en competentie af bij de partner. Plus, het is fijn dat de partner medeverantwoordelijk is voor de robot en de robot onderhoudt.’
Ondanks dat GGZE de robot niet zelf heeft ontwikkeld, waren ze sterk betrokken. Wouters: ‘We begonnen met het identificeren van potentiële kansen. Dat gaan we in de toekomst trouwens meer naar ons toetrekken. Omdat we nu nog weinig kennis van het proces hadden, hebben we dat samengedaan. De tweede stap was uitwerking door Deloitte van onze wensen in het ontwerp van de robot en als laatst is de technische implementatie gerealiseerd.’
Hoe beter je het proces kent, hoe sneller de robot een succes is
Om een goede robot te ontwikkelen, moet je je eigen processen goed in kaart hebben, aldus Wouters. ‘Hoe beter je het proces kent als organisatie, hoe sneller de robot een succes is. Je weet dan welke uitzonderingen er zijn, waar medewerkers soms velden overslaan en welke eigenaardigheden de processen hebben. Als je voor deze stap geen tijd neemt, heb je veel iteraties nodig om de robot goed te laten werken.’
De robot van GGZE is nog niet live, maar wel voor zo’n 95 procent klaar, vertelt Wouters. ‘De eerste RPA-projecten mislukken vaak, dus daar hebben we rekening mee gehouden, mitigerende maatregelen genomen, maar Deloitte heeft technisch een goede robot opgezet die om kan gaan met de eigenaardigheden van ons EPD. We hebben overigens nog niet voor alle gegevens een single point of truth. Maar aangezien de robot werkt met xml kunnen we de data die al wel kloppen alvast aanleveren en dit snel uitbouwen als die single point of truth wel geborgd is.’
Robot draagt bij aan single point of truth
Collega’s van Wouters en Van Geffen hebben nadrukkelijk te horen gekregen dat een robot dit proces overneemt. Dat klinkt misschien hard, maar de robot zorgt ervoor dat menselijke fouten in het overzetten van gegevens worden voorkomen. ‘We zetten in op eenheid en we communiceren dat we werken naar een single point of truth’, vertelt Wouters. ‘Maar er is ook wat te vieren, want er zijn nu kansen om ook andere zaken te automatiseren en medewerkers te ondersteunen bij hun werkzaamheden.’
Wouters en Van Geffen willen de robot overigens niet beperken tot dit ene proces én tot hun eigen organisatie. ‘Intern zijn we aan het kijken welke onderwerpen we nog meer kunnen automatiseren. Er is een grote diversiteit aan ideeën, we kijken bijvoorbeeld naar het administratieve team,’ vertelt Wouters. Maar het meest veelbelovende idee ligt toch wel in de samenwerking met andere zorginstellingen.
Robot kan ingezet worden bij andere zorginstellingen
‘Het mooie van een RaaS-oplossing is dat het flexibel ingezet kan worden, dus niet alleen bij de GGZE. Daarom hebben we de oplossing gepitcht bij andere instellingen en ze werden erg enthousiast van ons idee. We doen nu een proef bij een collega-instelling waar de robot dezelfde handelingen uitvoert’, aldus Wouters. ‘De samenwerking met andere zorginstellingen heeft ook als voordeel dat ontwikkelkosten gedeeld kunnen worden.’
Als andere zorginstellingen of organisaties aan de slag willen met RPA, moet een organisatie het plan, de stappen naar het einddoel en de strategie helder hebben, vertelt Wouters. Maar een RPA-project staat of valt met de juiste mensen, aldus Van Geffen. ‘Je hebt intelligente mensen nodig die gevoel hebben voor het businessprobleem dat je wilt oplossen. Alleen met deze mensen draag je echt bij aan het maximaliseren van de zorg.’
