Medewerkers in de zorg zijn vaak veel tijd kwijt aan repetitief en administratief werk. Een aanzienlijk aantal van die taken kan echter heel goed door een software robot worden gedaan, zodat de medewerkers meer tijd over houden voor nuttiger, en leuker, werk. Het Universitair Medisch Centrum Utrecht (UMCU) werkt gestaag aan het inzetten van software robots voor dat administratieve werk.
“Onze opdracht vanuit de directie is om zoveel mogelijk automatisering te implementeren in de verschillende divisies en afdelingen van het UMC”, zegt Hans Zekveld, Automation Lead bij het Team Proces en Test Automatisering van het UMC Utrecht. Hij is met zijn team verantwoordelijk voor het gehele automatiseringsproces van het ziekenhuis in de Domstad, zowel testautomatisering als verdere automatisering.
De robotisering is begonnen met testautomatisering, maar is ondertussen uitgegroeid tot een breed scala aan digitale medewerkers die processen beter laten verlopen. Zekveld legt uit: “Ons team werkte al met testautomatisering. We zagen hoeveel tijd je daarmee kunt besparen. Het automatiseren van onze tests reduceerde 80 uur werk door mensen tot één nacht door de robot en nog wat handmatig nakijkwerk. Dit betekent een besparing van 80 uur per release, en dat minstens zes keer per jaar. Dat is aanzienlijk.”
Enthousiast
De vraag was dus al snel of dergelijke voordelen ook behaald konden worden met automatisering van productieprocessen. Medewerkers van het UMCU hadden regelmatig te maken met formulieren waar handmatig heel veel gegevens moesten worden ingevuld. “Dat was veel werk, en we zijn daarom op zoek gegaan naar tools voor procesautomatisering.”
“Tegelijk zijn we binnen de organisatie op zoek gegaan naar een partner die ook wilde kijken naar die mogelijkheden. Dat is HR geworden, een afdeling waar veel handmatig werd gedaan. Zij waren direct enthousiast en wilden graag meedoen. Samen met een gedreven projectleider hebben we gekeken welke processen ze graag geautomatiseerd wilden zien.”
Business case
Op basis van die wensen van de gebruikers heeft het UMCU een verzoek tot offertes uitgezet bij verschillende partijen, waarvan er drie op de shortlist zijn gekomen. “Uiteindelijk hebben we voor Tacstone Technology gekozen, een partner van UiPath. Wat we erg waardeerden was dat zij echt luisterden naar ons. Ze vroegen wat we nodig hadden in plaats van zelf in te vullen wat ze dachten dat we nodig hadden. We moesten onze business case verhelderen, waardoor we gedwongen werden na te denken over wat we echt wilden. Dit toonde hun betrokkenheid bij de klant en hun bereidheid om te helpen. Dat deden ze erg goed, ze stelden de juiste vragen.”
Van de verschillende processen die in aanmerking kwamen is een analyse gemaakt waar twee processen uit naar voren kwamen voor de pilot. “Een daarvan was het archiveren van bepaalde gegevens van nieuwe medewerkers, zoals medische documenten en diploma’s. Die moeten worden opgeslagen in hun personeelsdossier. Dat is een tamelijk saai en tijdrovend klusje, dus hebben we een systeem opgezet waarbij die documenten in een bepaalde map worden geplaatst, en de robot deze documenten verwerkt en opslaat in het dossier.”
Efficiënt
Het andere proces was de verwerking van vaccinatie- en testrapporten in verband met COVID-19, waarbij de gegevens van een medewerker die is gevaccineerd of getest werden verwerkt en opgeslagen in hun medisch dossier. “In beide processen waren de robots bijzonder efficiënt, en hebben zich relatief snel terugverdiend.” De archiverings-robot draait nog steeds elke dag succesvol, terwijl de ‘COVID-robot’ nu uiteraard minder vaak nodig is. “Dit laat zien dat er ook een cyclus in deze processen zit. Soms is iets op een bepaald moment afgerond en overbodig.”
“Een van de sterke punten bij Tacstone Technology was hun excellente begeleiding. Ze hebben duidelijk uitgelegd wat de robot zou doen. Die begeleiding was cruciaal voor het succes van het project.” De uitvoering van het project bleek wel meer tijd in beslag te nemen dan aanvankelijk gedacht. “De belangrijkste vertragende factor waren de autorisaties. Dat was een les voor ons: het regelen van autorisaties kost altijd tijd, vooral in een organisatie als een ziekenhuis, waar zaken soms via meerdere kanalen moeten worden geregeld.”
Personeel
De Raad van Bestuur zag ook de waarde van de business case. “Het is eigenlijk een noodzakelijke innovatie. Dit kan bijdragen aan efficiënter werken met minder personeel, wat momenteel belangrijk is door het tekort aan personeel. We moeten dus slimme keuzes maken als ziekenhuis. Op basis daarvan is meer budget vrijgemaakt voor dit project.”
Voor het opschalen heeft het UMCU besloten zelf een deel van het projectmanagement op zicht te nemen. “Veel organisaties geven dit volledig uit handen, dat wilden we niet. We hebben zelf de kennis over projecten in huis. De specifieke kennis over automatisering hebben we niet, daar hebben we niet de capaciteit voor. Daarin werken we samen met Tacstone Technology, dat onder meer heeft geholpen bij het opzetten van een Center of Excellence. Hier kan iedereen terecht die iets wil automatiseren.”
“We vinden het belangrijk dat mensen in de organisatie hun eigen experts hebben, hun eigen ‘gildeleden’ zoals we ze noemen, die met elkaar kunnen sparren. Wij zorgen dan voor de infrastructuur en de tools en ontwikkelen robots. Er zijn ook afdelingen, zoals de zorgadministratie, waar de ontwikkeling door eigen medewerkers plaatsvindt. Maar ook deze afdeling werkt nauw met ons samen en is vertegenwoordigd in het RPA gilde. Nu hebben we interne ontwikkelaars, in een fifty-fifty verdeling van interne en externe ontwikkelaars. We vinden het belangrijk om een vangnet te hebben, maar ons doel is om het zelf te kunnen doen.”
Exponentieel
Op dit moment heeft het UMCU ongeveer twintig software robots draaien, waarbij sommige robots helpen bij meerdere processen. Zo helpt een software robot bij het opstellen van een ontslagbrief. Ook de arbeidsovereenkomst wordt geautomatiseerd verwerkt. “Het is belangrijk dat er altijd een controle door mensen plaatsvindt op die documenten vanwege hun belang.”
“Met ons huidige medewerkers aantal van ongeveer 12.000 kunnen er wekelijks zo’n 40 tot 50 van deze brieven worden verzonden, dus de tijd die we besparen door deze processen te automatiseren is aanzienlijk. In het algemeen zien we dat veel van onze robots zichzelf binnen een half jaar terugverdienen. We verwachten dan ook dat het aantal software robots de komende jaren exponentieel zal toenemen.”
