Tijdens de Developer Meetup van Tacstone en UiPath in Amsterdam, eerder dit jaar, werden diverse praktische toepassingen van RPA uitgebreid besproken. Een van de presentaties was de RPA-journey van TomTom, waarbij RPA & Business Process Manager Cathy Masterson vertelde hoe zij op verzoek van de CFO bij het afsluiten van de financiële administratie een robot inzetten.
“De invoering van RPA was een soort grassroots-beweging bij ons”, vertelt Cathy Masterson, RPA & Business Process Manager bij TomTom. “Ik heb een technische achtergrond, maar het menselijke aspect van change management speelt in dit verhaal een heel belangrijke rol, naast natuurlijk de businessprocessen en de technologie.”
Snel rapporteren
TomTom is een organisatie die al volop gebruik maakt van geavanceerde technologie, zoals AI. De mindset van de medewerker is dus al gericht op innovatie. De RPA-journey begon met het verzoek van de CFO van TomTom om de financiële afsluiting efficiënter te maken door hem te automatiseren. “Het afsluiten van een financiële periode kent altijd een groet tijdsdruk omdat je verplicht bent je resultaten te publiceren voor de aandeelhouders, en wij wilden technologie gebruiken om het snelst rapporterende bedrijf te worden.”
Aansluiten
Daarom is rond de financiële administratie een project opgezet. “Centraal daarin stonden mensen, processen en technologie. Het doel was dus om de financiële administratie meer efficiënt te maken.” De nieuwe technologie zou moeten aansluiten op diverse systemen, waarvan SAP een van de belangrijkste was. Dat werd de RPA van UiPath. “We vonden dat die technologie goed aansloot bij onze wensen. Met externe consultants van Deloitte hebben we vervolgens als Proof of Concept een robot voor een van de financiële processen neergezet. Dat werkte goed, en die robot doet nog steeds goed werk bij ons.”
Verhuizen
Vervolgens zijn is het projectteam zelf, zonder de consultants, verder aan de slag gegaan. “De eerste robot draaide op een laptop, en we moesten hem verhuizen naar een server.” Dat ging in eerste instantie niet helemaal goed. “De start was eigenlijk desastreus. Iedereen die een Purchase Order aanvroeg kreeg een foutmelding. Dat hebben we zelf opgelost, daar hebben we heel veel van geleerd.”
Team
Na de eerste robot heeft Masterson aan de CIO laten zien wat er tot dan toe bereikt was, wat de eerste besparingen waren en welke besparingen er nog meer mogelijk waren als TomTom verder zou gaan met RPA. “De eerste processen hadden we gedaan zonder developers, al heeft UiPath ons daar wel goed bij geholpen. Ik heb de CFO ook verteld hoe het team eruit zou moeten gaan zien, nu inclusief developers, en daarmee zijn we aan de slag gegaan om meer robots te ontwikkelen.”
Azure
Daar hoorde nog een verhuizing bij, dit keer van de on premise servers naar Microsoft Azure. “Dat gaf ons de ruimte om nog meer op te schalen als dat nodig zou zijn. En we wilden die migratie doen voordat we teveel processen met een robot hadden draaien.”
Lessen
Terugkijkend op de beginperiode ziet Masterson wel een aantal lessen. “Het begin was niet vlekkeloos, maar daar hebben we juist veel van geleerd. Een gevaar is bijvoorbeeld dat je overweldigd wordt door de omvang van een proces, zodat het niet lukt dit in één keer te automatiseren met RPA. In dat geval is het beter om het in kleinere stukjes op te delen.”
Processen
Een andere belangrijke les is dat je IT support nodig hebt. “Je kunt UiPath zelf wel goed op een laptop zetten, maar bij migratie naar een server of de cloud is IT-ondersteuning wel handig.” Ook is het volgens haar belangrijk om goed zicht te hebben op de processen. ‘Uitzonderingen zijn belangrijk, daar moet je rekening mee houden, en dat kan alleen als je goed weet hoe de processen in elkaar zitten.”
Bekijk hier de reportage van de Tacstone UiPath Developer Meetup
