Ooit de speurhonden van de douane ontmoet? Misschien heb je het zelf meegemaakt: na een lange vlucht (herinner je je die dagen nog) verliet je het vliegtuig en liep je door de slurf richting de luchthaven. Je zag wat commotie voor je. Douanebeambten liepen tegen de stroom in. Je zag ze jouw kant op komen. En toen zag je waarom er commotie was: er liep speurhond door de groep. Een goed getraind, gretig uitziend dier dat elke passagier besnuffelde op zoek naar sporen van een geur waar hij op getraind was. Tegenwoordig zijn dit soort honden zelfs in staat Covid-19 detecteren.
De neus van een hond: een geavanceerd detectiesysteem
Het reukvermogen van een hond is echt verbazingwekkend. Hun natte neus combineert een systeem voor ademen en ruiken met een reukorgaan met een oppervlakte van 130 vierkante centimeter (ons reukorgaan is ongeveer 5 vierkante centimeter). Hierdoor kunnen ze alle nuances en elementen in een geur ruiken.
Dat noem je een geavanceerd detectiesysteem. Zou het niet geweldig zijn om zo’n geavanceerd detectiesysteem te hebben om het RPA-potentieel in jouw organisatie te vinden?
Hoe ontdek je RPA-potentieel?
De meeste RPA-verhalen van een organisatie beginnen met een klein initiatief, een Proof of Concept of een Proof of Value. En dat lukt vaak. Maar hoe schaal je? Om je RPA-potentieel zo goed te vinden als de speurhonden van de douane, moet je je RPA-neus trainen.
Het begint allemaal met “Waarom”. Wat is het doel van de automatiseringsinspanningen? Productiviteit verhogen? Kwaliteit verbeteren? Experimenteren met nieuwe technologie? Werknemerservaring verbeteren? Kosten optimaliseren? NPS-scores verhogen? Ze ruiken allemaal een beetje anders en misschien wil je ze wel combineren. Maar het is een belangrijk uitgangspunt om potentieel te vinden.
RPA-potentieel kan op verschillende manieren worden gevonden. Laten we er een paar bekijken.
Process Mining
Deze technologie zorgt voor een geavanceerde digitale ‘snuffelaar’. Wanneer je goed opgezette bedrijfssystemen hebt die de stappen in een proces of in een complete waardestroom goed vastleggen en documenteren, komen knelpunten in het proces aan het licht die in aanmerking komen voor verder onderzoek.
Net als een douanebeambte die iemand vraagt om uit de rij te stappen om te controleren of de observatie van hun speurhond juist was. Een dergelijk onderzoek naar processen met RPA-potentieel is een zeer gestructureerde en geautomatiseerde manier om je processen te stroomlijnen. Maar helaas niet voor elke organisatie weggelegd omdat hier al de basis: goede vastlegging van de processtappen in de systemen, in orde moet zijn.
Upskillen van de organisatie
Een puppy gaat niet automatisch zitten als hij iets verdachts ruikt. Hij heeft training en beloningen nodig. Het opzetten van een programma om medewerkers op te leiden om RPA-potentieel te herkennen, is de sleutel tot het vinden van cases die geschikt zijn voor RPA.
Bij één bedrijf organiseerde ik een begeleide e-learning traject. Het doel was om mensen bij te scholen met RPA-kennis. Aan het einde van de e-learning werden ze uitgenodigd om het Pitch-to-a-Pro canvas in te vullen.
Tijdens de opleiding begonnen de collega’s al snel RPA-mogelijkheden op hun eigen afdelingen te ruiken en die ideeën te pitchen voor de RPA-ontwikkelaars in mijn team. Dit resulteerde in mooie cases die extra omzet en tijdwinst opleverden. Én trotse collega’s die hun ervaringen deelde.
Gebruik gezond verstand
Ik werd ooit geïnspireerd door een vakgenoot die op zoek was naar potentieel in zijn bedrijf. Hij zei: “Als je bureaus met twee of meer schermen ziet, zou het kunnen zijn dat RPA daar zou kunnen helpen, vooral als de schermen in portretmodus gekanteld zijn.” Kijk gewoon om je heen, praat met mensen, gebruik je kennis van het bedrijf. Zoals UiPath zegt: “Als je het haat, automatiseer het dan.” (Hate it? Automate it!)
Gebruik experts: huur je eigen RPA Speurhonden in
Sommigen noemen het RPA X-Ray, anderen RPA Quick scan, het komt erop neer dat je een paar RPA-snuivende “tophonden” nodig hebt om je te helpen. Bedrijven zoals Unlocking Digital hebben een schat aan ervaring bij het razendsnel vinden van RPA-potentieel. Ze hebben er een neus voor, zeg maar 😊. Met een goed georganiseerde (serie van) workshop(s) heb je je eigen bedrijfsspecifieke RPA back-log in een oogwenk op het netvlies. Inclusief inzicht in de waarde die het voor je bedrijf zal opleveren. En de executiekracht om in enkele weken je eerste RPA oplossingen te hebben draaien.
Bouw je #Digital Workforce
Net als de douanebeambte en zijn hond, moet je wellicht ook tegen de stroom ingaan. Je zult misschien wat weerstand ervaren, maar het is de moeite waard. Streven naar je doel: de robot uit de mens halen en een geavanceerd digitaal personeelsbestand creëren.
Verbeter de werknemerservaring, de klantervaring en het financiële resultaat door de juiste processen te vinden om RPA toe te passen.
Asher Lake is de oprichter van Unlocking Digital
