De HR-functie kent veel herhalende, repetitieve taken. RPA is een technologie die bij uitstek geschikt is om dat te automatiseren. HR Dienstverlener Acerta zet daarom softwarerobots in om medewerkers vrij te maken voor taken die meer waarde toevoegen voor hun klanten. Tijdens een coffee chat van UiPath ging Asher Lake daarover deze week in gesprek met Manager Business Transition Jurgen Claes.
Acerta is een groot Belgisch bedrijf met een breed scala aan HR-diensten. Jurgen Claes, Manager Business Transition, werkt voor de payroll-afdeling. In die functie kwam hij, aanvankelijk zoekend naar testautomation, in aanraking met RPA.
Hij legt uit: “In onze rol als business analist is testen een belangrijk onderdeel van het werk. We gingen een paar jaar geleden dan ook op zoek naar software voor testautomation, Daar hebben we toen RPA voor ingezet. Dat is een goede kennismaking geweest, en we zagen dat er veel meer mogelijk was dan alleen testautomation. RPA is bij uitstek geschikt voor het automatiseren van herhalende werkzaamheden, en er zijn in HR nogal wat van die repetitieve taken.”
Lessen die hij deelde tijdens de chat waren vooral dat het belangrijk is bij RPA om alle medewerkers erbij te betrekken. “Dan voelen ze het niet zo erg als een bedreiging. We willen voorkomen dat ze doemscenario’s zien over het verlies van banen. We hebben dus een user group opgezet die we er intensief bij hebben betrokken. Dat werkt goed.”
En als je echt een proces goed wil leren kennen, moet je het niet helemaal zelf willen doen, maar praten met de mensen die dagelijks met die processen bezig zijn: “Zij kunnen je het beste vertellen waar RPA het best inzetbaar is. “
Documentatie
Lars Dewolf is automation consultant bij Ordina. Hij heeft Acerta geholpen bij hun automation journey. Hij vult aan: “Valkuilen zijn onder meer dat je de documentatie niet goed regelt. Mensen moeten uit de documentatie precies weten hoe het proces in elkaar zit en hoe de robot werkt. Bovendien kan goede documentatie helpen bij de verdere ontwikkeling van de robots.”
Daarnaast is het niet altijd nodig om het volledige proces te automatiseren. “Je moet altijd goed kijken waar in het proces je de hoogste return on investment krijgt. Ook daar heb je een 80-20 regel, namelijk dat 20 procent van het proces zorgt voor 80 procent van de output.”
Claes voegt eraan toe: “Aan het begin waren we zo enthousiast dat we steeds meer uitzonderingen toevoegden aan het te robotiseren proces. Maar aan het eind haalden we onze deadline niet om het live te krijgen. Nu kijken we erg goed naar wat we willen automatiseren, met de business, en pas aan het eind kijken we wat er later nog extra kan worden toegevoegd. Daarmee kunnen e sneller onze processen automatiseren, dat is voor ons een belangrijke les geweest.”
Advies
Een advies dat hij zou willen meegeven voor mensen die beginnen is het eerder genoemde betrekken van medewerkers bij het proces. “Het is goed om groot te denken, maar begin klein en zorg dat het management de stappen kan volgen.” Dewolf besluit: “En voor gevorderden: ga niet te snel, en blijf kijken naar de nieuwe functionaliteiten die uitkomen waarmee de ervaring verbeterd kan worden.”
