Het neerzetten van een concept-robot is vaak snel gerealiseerd. Maar hoe maak je van één succes meerdere successen, met enkele tientallen robots? Allinq, een specialist in telecominfrastructuur, heeft met MVR & Partners en de software van UiPath in korte tijd 35 robots neergezet, waar de medewerkers enthousiast mee aan de slag zijn gegaan.
Allinq is een aannemersbedrijf dat zich onder andere bezig houdt met het waarborgen van continuïteit op het netwerk van Nederlands grootste telecommunicatie leveranciers. Ook maakt Allinq thuisaansluitingen zodat bijvoorbeeld nieuwe en bestaande woonwijken voorzien kunnen worden van internet en telefoon. De core business is dus het leggen van kabels en het faciliteren van een stabiel netwerk voor zowel zakelijke klanten als particulieren.
Robotisering
“Binnen het bedrijf zijn we een project gestart om te kijken of we bedrijfsprocessen, zowel operationeel als ondersteunend, efficiënter konden maken met behulp van robotisering”. Zegt Mauro Pravisani, Product Owner bij Allinq. “We zijn gestart met een Proof of concept op een van onze HRM-afdeling.”
“De initiële vraag had te maken met een extreem grote hoeveelheid administratie voor zowel eigen personeel als flexpersoneel. Omdat we veel gebruik maakten van flexwerkers genereerde dat grote hoeveelheden data in onze systemen. Het proces zelf is vrij eenvoudig, maar vergde veel handmatig werk. Daar zijn we dus als eerste gaan kijken wat een robot voor ons zou kunnen betekenen. Daar is uit gekomen dat er een duidelijke business case lag.”
Ervaring
De werkbeschrijving hadden we al scherp, dus het was vrij eenvoudig dat over te dragen aan een extern team. Dat team ging in januari 2019 aan de slag, met menen van implementatiepartner MvR & Partners. “We wilden een bredere Proof of Concept konden neerzetten, en meer ervaring op doen met robots. Want daar hadden we nog geen ervaring mee, afgezien van een klein project op onze innovatie-afdeling.”
De reden dat robotisering überhaupt in beeld kwam was omdat RPA steeds meer naamsbekendheid aan het verkrijgen was en Allinq om die reden een analyse wilde starten om te zien wat het voor het bedrijf zou kunnen betekenen. Daarom is ook MVR & Partners bij het project betrokken geraakt, dat gespecialiseerd is in RPA en al eerder zaken had gedaan met Allinq.
Succesverhaal
“In de eerste fase hebben we gekeken naar de processen met de grootste administratieve last die nu al goed beschreven zijn, met een goede flow chart, concrete werkinstructies en goede key users. Dat heeft geleid tot een short list waarmee we langs zijn gegaan op de afdelingen. In feite hebben we zo de ruimte gekregen om te pionieren, en van één succesverhaal meerdere succesverhalen te maken.”
“Zo hebben we veel mensen bekend gemaakt met het begrip RPA, want dat was bij veel van hen nog volledig onbekend. We hebben al vrij snel besloten om het project een menselijke dimensie te geven, door gerobotiseerde processen op een afdeling te introduceren als een nieuwe, virtuele medewerker met een menselijke naam. Ook zetten we een houten robot op de betreffende afdeling neer. We merkten dat dat juist belangstelling genereerde voor nieuwe processen die gerobotiseerd konden worden. Daarmee hebben we een bottom up-approach kunnen hanteren. Dat heeft ons goed geholpen in de beginfase.”
35 processen
We hebben het in een stroomversnelling gekregen door een expertsessie te geven over robotisering, zowel fysiek als virtueel, aan iedereen die er meer over wilde weten. We hadden gerekend op een kleine groep mensen, maar er bleek een zeer grote interesse te zijn voor dit nieuwe project. Zo heeft ons kleine team van vier mensen heel veel bekendheid gekregen in de organisatie, wat geleid heeft tot veel nieuwe processen die we konden robotiseren. Op dit moment staat de teller op 35 processen.”
We hebben gemerkt dat er op een afdeling altijd wel key users zitten die alles weten van de processen. We hebben al die mensen samengebracht, en kwamen er al snel achter dat er veel overlap was tussen bepaalde processen. Verschillende afdelingen verwerken bijvoorbeeld de productiedata op dezelfde manier. Dat leidde ook weer tot de mogelijkheid tot het kopiëren van robots, soms door alleen een paar variabelen te veranderen.”
Leuker
“Wat ons heel erg heeft geholpen is dat we degene die de robot gaat aanzetten er vanaf het begin bij betrokken hebben. Het is dus niet opgelegd door een manager, de medewerkers hebben er zelf aan meegewerkt. Kortom, niet de robot is het einddoel, maar het werk van de medewerkers moet leuker worden. Als je dat centraal zet wordt het een succes, en gaan mensen het met plezier gebruiken.”
