Esther Struiksma is verantwoordelijk voor het HR Service Center van Makro en heeft als missie om binnen haar team een digitale transformatie te realiseren. Digitale dienstverlener Incentro liet Makro kennis maken met Robotic Process Automation (RPA) en met een nieuwe digitale collega, namelijk Mieke de robot. En Mieke bleek een schot in de roos.
Digitaliseren kan op verschillende manieren, maar dat vraagt tijd en aandacht van zowel het business team als de IT afdeling. “We liepen eigenlijk steeds tegen hetzelfde knelpunt aan; de altijd hoge workload en de mate waarin die fluctueert. Het klinkt misschien gek, maar dat werkte heel verstorend. We hadden veel ambities om vervolgstappen te maken, maar zaten vast in een vicieuze cirkel omdat we geen tijd vrij konden maken om die projecten op te starten” legt Esther uit. Daarom moest er iets gebeuren om de operationele druk te verlagen en tijd te kunnen besteden aan de strategische dingen.
Robotic Process Automation als oplossing
Esther koos voor een innovatieve en duurzame manier om de werkdruk op de afdeling te verlagen door Robotic Process Automation in te zetten. “Ik kende Robotic Process Automation alleen van horen zeggen. Maar wat je er precies mee kon, dat wist ik niet. Het mooie aan RPA vind ik dat je echt de gebruikersinterface van de applicaties gebruikt en er dus geen onzichtbare aanpassingen in mijn systemen gemaakt werden. We hoefden alleen te kijken naar het proces en de stappen die we geautomatiseerd wilden hebben.”
Met Robotic Process Automation kunnen volledige processen door een digitale collega worden uitgevoerd. De robot bootst exact de werkzaamheden van medewerkers na en voert deze taken sneller en foutloos uit. Bovendien werkt een robot 24/7 dus worden de transacties ook direct verwerkt.
Beginpunt automatiseringstraject
De Process Automation Scan bracht in kaart welke processen veel tijd van de medewerkers innemen en welke hiervan met RPA geautomatiseerd konden worden. De uitkomsten van de scan bracht in kaart waar de operationele werkdruk aanzienlijk verminderd kon worden. “Toen we eenmaal zagen wat we ermee konden besparen, werd ik heel erg enthousiast. Dat was namelijk een hoop!” zegt Esther.
De implementatie van de robot duurde twee maanden. In de eerste fase is het proces zo lean mogelijk ingericht en daarna is de robot gebouwd. De medewerkers die dagelijks zelf het proces uitvoeren zijn nauw betrokken geweest bij het inrichten van de robot. Esther is blij dat haar team zo enthousiast is over hun nieuwe digitale collega en de verandering echt omarmen “ze vinden het leuk om zich hiermee bezig te houden en zien dat dit hen ook echt de ruimte biedt om weer te kunnen focussen op de meer strategische onderwerpen”.
Mieke de robot als digitale collega
Inmiddels draait Mieke – zoals de robot door het team wordt genoemd – volledig mee in de operatie. Ze verwerkt autonoom alle indiensttredingen in SAP waardoor het proces sneller verloopt en veel handmatig werk uit handen is genomen.
Als het aan Esther ligt, krijgt haar digitale collega het nog veel drukker. “In het verleden zou ik er steeds een extra medewerker bij zetten als de workload. Maar nu zie ik dat dit mij een veel duurzamere oplossing biedt. Op deze manier kan ik capaciteit uitdagingen schaalbaarder aan en bovendien blijft de kennis altijd geborgd omdat deze in het systeem opgeslagen is.”
Momenteel wordt Mieke getraind om ook de ziekmeldingen, contractverlengingen en uitdiensttredingen te verwerken. Zo krijgt ze steeds meer te doen en maakt ze meer nog meer tijd vrij van haar collega’s.
