De afdeling Werkvertrouwen van uitzendorganisatie Olympia had te maken met een aantal processen waar veel handmatig administratief werk voor nodig was. In lijn met de visie dat medewerkers hun tijd vooral moeten besteden aan het helpen van mensen, is het administratieve deel van dit werk uitbesteed aan een robot. Hiermee krijgen de medewerkers ruimte om meer aandacht te besteden aan de doelgroep, vaak mensen die in een moeilijke situatie verkeren.
Olympia Nederland is een arbeidsbemiddelaar die werk maakt van het verbinden van mensen met werk waar zij gelukkig van worden, waar ze goed in zijn. Met 130 vestigingen door heel Nederland, 750 medewerkers en ruim 16.000 uitzendkrachten. Het hoofdkantoor is gevestigd in Hoofddorp. Marcella de Muinck is als Directeur Werkvertrouwen bij Olympia verantwoordelijk voor een team dat is gespecialiseerd in het selecteren, plaatsen en begeleiden van kwetsbare doelgroepen.
Daarbij gaat het vooral om mensen die starten vanuit een uitkering, maar ook mensen die bijvoorbeeld te maken hebben met hulp bij schulden of taaltraining. Ook het aanvragen van subsidies hoort bij deze werkzaamheden. De bijbehorende processen vragen om veel administratieve handelingen.
“Waar we processen kunnen optimaliseren, automatiseren of robotiseren met RPA (Robotic Process Automation) moeten we dat doen”, zegt zij. “En dan niet met als doel om minder mensen in te zetten, maar juist om de mensen te ondersteunen in hun werk. Zo houden zij meer tijd en energie over om zich te richten op het bieden van toegevoegde waarde. Omdat de mensen in mijn team veel te maken hebben met kwetsbare doelgroepen wil je namelijk niet de hele dag bezig zijn met administratief werk, je wilt aandacht geven aan die mensen om te zorgen voor een duurzame plaatsing.” Daar speelt bij Olympia de robot Booster een belangrijke rol. “Deze robot van Bluepond zorgt dat we meer tijd kunnen vrijmaken voor die kwetsbare doelgroepen.”
Handmatig invoeren
Waar de afdeling Werkvertrouwen vóór de invoering van de robot tegenaan liep was dat er enorm veel administratieve gegevens moesten worden verzameld. Om die vervolgens handmatig in de systemen in te voeren en op basis daarvan weer beslissingen te nemen over bijvoorbeeld het geven van begeleiding, aanbieden van taaltrainingen of het aanvragen van subsidies. “Dat hebben we kunnen automatiseren door dit samen te voegen in één digitaal formulier dat kan worden uitgelezen door de robot. Die bepaalt vervolgens aan de hand van vooraf bepaalde beslisbomen welke situatie van toepassing is. Dat advies krijgen wij vervolgens terug van de robot. Het daadwerkelijk opstarten van dat proces gebeurt vervolgens persoonlijk, samen met de flexkracht.”
De optie om het administratieve proces te optimaliseren met een robot was al snel in beeld gekomen, omdat binnen Olympia eerder een succesvol project gedaan was met een robot. “Daar had ik geluk mee”, zegt De Muinck. “Onze afdeling loonbeslagen heeft hun proces ook gerobotiseerd. Daarbij ging het om een sterk gestandaardiseerd proces, waar heel veel administratieve handelingen bij kwamen kijken. Dat ging ten koste van de tijd die beschikbar was om de mensen te helpen met hun financiële problemen. Dankzij de robot is die ruimte er gekomen.”
Mogelijkheden
Ze vervolgt: “Door het succes van deze RPA-toepassing heb ik mee kunnen kijken met die afdeling, om te onderzoeken of deze oplossing ook bij mijn afdeling zou kunnen helpen bij de profielverrijking van onze kandidaten. Hierover ben ik in gesprek geraakt met de leverancier, Bluepond, waaruit bleek dat er zelfs meer mogelijkheden waren dan we aanvankelijk dachten. We zijn toen gelijk met de implementatie van start gegaan.”
De robot verzorgt bij de afdeling Werkvertrouwen een aantal aan elkaar geschakelde processen, wat de implementatie wat complexer maakte dan bij het robotiseren van één proces het geval zou zijn geweest. “Daar zijn we echter erg goed bij geholpen door de mensen van Bluepond. Dat hebben we samen stap voor stap gedaan.”
Mensen achter de processen
Acceptatie van een robot als collega was bij deze RPA-implementatie geen probleem. “Voor de werkzaamheden was eigenlijk al geen tijd meer beschikbaar, dus we waren echt op zoek naar een oplossing. Daarbij was het geen goede optie om extra mensen aan te nemen die vervolgens niets ander zouden doen dan repetitief administratief werk. Door het inzetten van een robot konden we ons richten op de mensen achter de processen. We hebben zelfs iemand extra kunnen aannemen om juist dat menselijke aspect in te vullen.”
Wat de robot vooral heeft opgeleverd is volgens De Muinck heel veel inzicht, en een forse tijdsbesparing. “We hoefden niet meer handmatig allemaal formulieren over te tikken in ons systeem. Vervolgens moesten we handmatig die gegevens analyseren, iets dat nu door de robot wordt gedaan. Dat zijn waardevolle analyses waarmee we het succes van de afdeling Werkvertrouwen binnen de organisatie kunnen vergroten.”
Meer robots
Ondertussen is ook de derde robot live gegaan binnen Olympia. “Er komen binnenkort nog twee robots aan, en ik vermoed dat er in de nabije toekomst nog wel een paar bij gaan komen. Robotisering is dus zeker succesvol geweest binnen onze organisatie.”
Over de samenwerking met Bluepond is zij heel positief. “Robotiseren van complexe processen is altijd een uitdaging, maar ze hebben ons daar altijd goed bij geholpen. Zelfs nu we een jaar verder zijn en de kinderziektes er allemaal uit zijn blijven ze op de achtergrond meekijken, zodat problemen opgelost kunnen worden voor ze optreden.”
Haar advies voor mensen die overwegen RPA in te zetten is kort: “Begin gewoon. Sta daarbij open voor zaken die anders lopen dan je aanvankelijk dacht. Want wanneer je met een open blik kijkt naar het verbeteren van werkzaamheden, ten gunste van mensen, niet ten koste van mensen, biedt RPA heel veel mogelijkheden.”
