Eerder beschreef Rocking Robots het succesvol inzetten van RPA bij gerechtsdeurwaarder Flanderijn. In dit blog gaat Procesmanager Operationele Zaken Sunil Kali dieper in op de uitdagingen waar organisaties voor komen te staan als ze de keuze voor een geschikt platform moeten maken.
Op het moment dat we gingen robotiseren hadden we nog geen kennis over RPA in huis., We wilden ons er dus wel bij laten helpen. Ik denk namelijk dat het verstandig is dat bedrijven die nog geen kennis hebben van RPA zich er goed over laten informeren. Voor ons bleek dat een belangrijke stap in het hele proces. We wilden weliswaar met een externe partner opstarten, maar het uiteindelijke doel was om zelf te kunnen robotiseren. We hebben dan ook ons licht opgestoken bij verschillende partijen.
Bij de uiteindelijke keuze voor de juiste software spelen diverse zaken een rol. Uiteraard speelt de prijs ook een belangrijke rol, maar dat is zeker niet de enige overweging bij RPA. Belangrijker nog voor ons was de match met alle legacy-systemen die we destijds hadden. We wilden de robot aanvankelijk inzetten in verouderde werkomgevingen, want daar zat voor mensen veel extra en repetitief werk.
OCR
Om een concreet voorbeeld te geven: het aflezen van tekst op het scherm (OCR) bleek niet altijd eenvoudig te zijn voor robots, omdat sommige oude systemen werkten met lettertypen die de robot niet kon herkennen. Dat speelde dus mee in onze keuze van leverancier, omdat UiPath daar destijds al bewezen resultaten had geboekt met het herkennen van afbeeldingen. Ook een systeem zonder echte database bleek uitermate geschikt voor een robot, omdat die het systeem niet per se vanaf de achterkant hoeft te benaderen. Die kan dat op de zelfde manier doen als dat een medewerker dit doet.
Aan het robotiseren is een quickscan vooraf gegaan waarmee we in kaart hebben gebracht welke processen in aanmerking kwamen. Dat hebben we zelf gedaan, omdat we toen weliswaar niet veel kennis hadden van robots, maar wel van onze eigen processen. Die hebben we dan ook gelijk gedetailleerd beschreven, in wat nu een process design document zou heten. Daar komen de requirements uit naar voren.
Een aantal processen waarvan we dachten die te robotiseren vielen overigens direct af. Door er intern over te praten bleek dat er ook andere oplossingen mogelijk waren dan het bouwen van een robot. Dat is een mooi bijverschijnsel van zo’n robotseringstraject, en het is de kracht van RPA, er komt een impuls waarmee je in je eigen organisatie van alles voor elkaar krijgt.
Bevestiging
Vervolgens hebben we in het kader van het selectieproces aan de externe partijen gevraagd ook zo’n scan uit te voeren. Dat leverde een mooie bevestiging op van wat we zelf al hadden gezien, maar zorgde ook voor een koerswijziging. In dat stadium hadden we UiPath in de cloud op het oog, maar de resultaten van die scans leidden ertoe dat we eerst UiPath on premise gingen inzetten. Overigens draaien we onze RPA nu wel in de cloud. het is voor de opstart handig geweest om vanaf fysieke eigen servers beeld en vertrouwen te krijgen in de werking van robots en wat er met de data gebeurt.
Naast de financiën en de match met de systemen speelden ook andere overwegingen een rol in de uiteindelijke keuze. RPA is volop in ontwikkeling, en wat helpt is als er een uitgebreide gebruikers community is die je kan helpen bij problemen waar je tegenaan loopt omdat anderen dat al eens hebben opgelost. Daar hebben we ook een aantal keren met succes gebruik van kunnen maken. Dat is het voordeel van een bewezen platform.
Mijn belangrijkste advies is dus dat je van tevoren voldoende aandacht besteedt aan de processen die je wilt robotiseren, en dat je die processen goed uitschrijft. Dat is wat je gaat helpen om te bepalen wat de robot precies moet doen. Zoals gezegd, soms komt daaruit dat je er helemaal geen robot voor nodig hebt. Maar voor de processen die overblijven kun je vervolgens goed bepalen welke softwarerobot je medewerkers kan gaan bijstaan.
Sunil Kali is Procesmanager Operationele Zaken bij Flanderijn
Foto: Wim Ijzendoorn
