Yusen Logistics helpt bedrijven wereldwijd bij het organiseren van hun logistiek. Innovatie speelt bij het inrichten van die dienstverlening een cruciale rol. Het in Nederland gevestigde Yusen Logistics Benelux heeft voor het stroomlijnen van processen op de financiële afdeling met succes Robotic Process Automation (RPA) ingezet. Dit vormt de basis voor het optimaliseren van andere processen in de organisatie.
Expediteur Yusen Logistics is een logistiek bedrijf dat wereldwijd diensten aanbiedt voor zee- en luchtvrachtexpeditie, magazijnbeheer, distributie en beheer van de toeleveringsketen. Dankzij een netwerk van meer dan 550 kantoren in 47 landen en regio’s over de hele wereld bieden meer dan 25.000 medewerkers optimale oplossingen voor de uiteenlopende en ingewikkelde behoeften van klanten. Het bedrijf biedt logistieke diensten en consulting voor een optimale ontwikkeling van de toeleveringsketen.
“We bieden onze klanten meerwaarde door persoonlijke service, als specialisten in afhandeling”, zegt Christian Knaeps, Networking Capital Manager bij Yusen Logistics Benelux. “Eigenlijk doen we alles wat de klant liever niet zelf doet.” Dat is bijvoorbeeld het zoeken naar de beste prijzen bij vervoerders. “Wij zijn niet gebonden aan één maatschappij of rederij.”
Zelf is Knaeps verantwoordelijk voor zaken als leveranciersboekhouding, klantenboekhouding & masterdata. Dergelijke processen lenen zich bij uitstek voor automatisering, en een aantal jaren geleden is daarom in de Benelux Microsoft Dynamics ingevoerd. Knaeps: “We wilden een duidelijke rapportering, duidelijke boekhouding en een systeem dat onze financiële data op een heldere manier laat zien.”
Optimaliseren
Toen het nieuwe financiële systeem stabiel was, wilde Yusen de processen nog verder optimaliseren. Knaeps: “We zagen dat de processen nog efficiënter zouden kunnen, bijvoorbeeld op het gebied van de vele repetitieve manuele handelingen die nog plaatsvonden. Net toen we aan het kijken waren naar verdere stappen kwamen we in contact met Future Workforce -an Arobs Group Company. Zij hebben ons laten zien hoe je met automation, met name via RPA, processen nog beter kunt automatiseren. Samen hebben we vervolgens een case gevonden die kon dienen als pilot.”
De eerste software-robot werd aan het werk gezet bij de financiële afdeling voor het verwerken van Intercompany-statements. Het invoeren van deze ‘digitale collega’ verliep vlot: “Bij de collega’s was weinig weerstand, want die eerste case was een taak die door mijn eigen team naar voren was gebracht als arbeidsintensief, repetitief en saai werk. Dus de mensen waren blij er vanaf te zijn. De technische implementatie hebben we samen met Future Workforce -an Arobs group Company, gedaan.“
Opschalen
Het succes van de automation in dit eerste proces smaakte naar meer, zodat Yusen voorzichtig ging kijken naar opschalen van de RPA. Daar werd Lode Cornelissen, IT Director Benelux & Nordics bij Yusen Logistics, bij betrokken: “Met Future Workforce-an Arobs group Company, zijn we weer een discovery-proces ingegaan om te kijken naar potentiële use cases. Daar hebben we toen de top-drie uit geselecteerd, en die zijn we nu aan het analyseren.”
“Een belangrijk criterium voor ons is dat er een voldoende return on investment moet zijn om effectief RPA te gaan ontwikkelen. RPA is dus niet altijd de geprefereerde technische oplossing. Soms is het meer voor de hand liggend om bijvoorbeeld een interface te bouwen tussen twee applicaties voor een bepaald probleem. We kijken welke tools we in onze toolbox hebben, en kiezen de technologie, of de combinatie van technologieën, die het beste ons probleem oplost.”
Europa
Na de Benelux zijn andere landen binnen Europa aan de beurt, vanuit een continue verbeterfilosofie. Knaeps: “Cases die al in de Benelux actief zijn, kunnen misschien morgen ook in andere landen in Europa uitgerold worden. Tegelijk zijn we nog steeds op zoek naar nieuwe use cases in de discovery-sessies.”
“Het gaat niet alleen om technologische vernieuwing. Onze organisatie is ook veranderd door de evolutie die we hebben doorgemaakt. Enerzijds door onze eigen groei, maar anderzijds ook door de samenwerking met partners. Naarmate je meer automatisering wilt toepassen, wordt het proces simpeler, maar er komt ook meer verantwoordelijkheid bij de afdelingen te liggen. Dat vraagt weer om nieuwe kennis, en dat kan een uitdaging zijn, omdat elk proces dat wordt geautomatiseerd, nieuwe eisen stelt aan de organisatie.”
Keuzes
Om de automation intern in goede banen te leiden heeft Yusen een applicatie-architect aangesteld om gestructureerd te kijken welke tools ze kunnen inzetten voor welke doeleinden, volgens duidelijke richtlijnen. Cornelissen: “Als we die niet hebben krijg je voor dezelfde behoefte verschillende oplossingen, en dat willen we niet. Het is niet zo dat er goede en foute keuzes zijn, maar het is wel zaak consistent te zijn in die keuzes.”
“Ondersteuning door partners is ook belangrijk, evenals productontwikkeling en prijs. We maken ook deel uit van een grotere organisatie, dus soms zijn er Europese of wereldwijde contracten, of technologieën die al in andere regio’s gebruikt worden. Er zijn dus meerdere parameters die de keuze beïnvloeden.”
Processen
Over die partners zegt Knaeps: “FWF -an Arobs group Company, is een belangrijke partner voor ons. Voor finance was RPA aanvankelijk een black-box, en zij hebben ons bij de eerste cases goed begeleid. Ook daarna hebben we ondersteuning gehad in de discovery sessies en begeleiden onze automation journey. Die zijn niet alleen belangrijk om de juiste cases te vinden, maar ook om samen kritisch naar de inrichting van bestaande processen te kijken. Vanuit een ander perspectief hebben zij een andere benadering voor ons gecreëerd.”
Cornelissen: “Ze zijn niet alleen softwareleverancier, maar ze hebben inderdaad laten zien wat er kan en misschien ook wat er niet kan. Ze hebben ons op weg geholpen, altijd met de intentie dat we uiteindelijk zelfstandiger en zelfvoorzienend zouden worden voor de toekomst. Dat wordt gewaardeerd.”
