De combinatie Robotic Process Automation (RPA) en Kunstmatige Intelligentie (AI) kent steeds meer praktijkvoorbeelden. De synergie tussen deze twee technologieën transformeert niet alleen de particuliere sector, maar heeft ook een diepgaande impact op overheidsinstanties, zoals de inzendingen van de Softbot Awards dit jaar laten zien. Automation is ondertussen veel meer dan alleen RPA.
RPA automatiseert eenvoudige, herhalende taken door menselijke acties na te bootsen. AI voegt daar een laag van intelligentie toe, waardoor machines niet alleen taken kunnen uitvoeren, maar ook kunnen leren en beslissingen kunnen nemen. Wanneer deze technologieën samenkomen, ontstaat er een krachtige tool die in staat is om complexere taken uit te voeren met een hogere mate van autonomie.
Voor overheidsinstellingen, waar efficiëntie en betrouwbaarheid essentieel zijn, biedt de integratie van RPA en AI veel voordelen. Door routinematige processen, zoals gegevensinvoer en documentbeheer, te automatiseren, kunnen ambtenaren zich concentreren op meer strategische taken. AI-versterkte RPA kan ongestructureerde data interpreteren en complexe processen beheren, wat leidt tot snellere en nauwkeurigere resultaten.
Diensten
Een goede toepassing in de overheidssector is in het beheer van burgerdiensten. RPA kan helpen bij het snel verwerken van aanvragen, terwijl AI voorspellende analyses kan bieden om overheidsdiensten te verbeteren. Een ander gebied is de compliance; door het automatiseren van controleprocessen, kunnen overheden ervoor zorgen dat ze consistent voldoen aan wettelijke vereisten.
De combinatie van RPA en AI is bijzonder krachtig in de context van big data. Overheidsinstanties hebben toegang tot grote hoeveelheden data, en deze technologieën kunnen helpen om zinvolle inzichten te extraheren. Dit kan leiden tot beter geïnformeerde beleidsbeslissingen en een efficiëntere allocatie van middelen.
Uitdagingen
De integratie van RPA en AI brengt uiteraard ook uitdagingen met zich mee. Het vereist een initiële investering in zowel technologie als training. En er zijn zorgen over privacy en beveiliging, vooral met betrekking tot gevoelige overheidsgegevens. Bovendien moet er aandacht besteed worden aan ethische overwegingen, zoals de impact op de werkgelegenheid. Maar wanneer dit serieus wordt betrokken bij de implementatie kan dit leiden tot een efficiëntere, effectievere en responsievere overheid.
Profielen van innovatie
De inzendingen dit jaar laten een breed scala aan innovatieve toepassingen zien. SED, de ambtelijke werkorganisatie van de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland, is genomineerd voor het robotiseren van een proces dat aanzienlijke verbeteringen heeft gebracht in de subadministratie van begraafplaatsen.
De Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN) is genomineerd voor hun ontwikkeling en implementatie van een digitale medewerker, de zogenaamde “bulkimport robot,” die aanzienlijke voordelen heeft opgeleverd voor de organisatie. Deze bulkimport robot van ODBN is ontworpen om taken uit te voeren in het VTH-systeem (Centric Leefomgeving) van de organisatie, en daarbij een deel van het proces te doorlopen.
Nauwkeurigheid
De Gemeente Lelystad is genomineerd voor de SoftBot Awards na de implementatie van een efficiënt en geautomatiseerd systeem dat het inboeken van WOZ-bezwaren en beroepen aanzienlijk heeft vereenvoudigd. Dankzij deze geautomatiseerde aanpak heeft de gemeente een enorme vermindering van administratief werk kunnen realiseren. Het systeem zorgt voor het automatisch inboeken van de bezwaren en het verzenden van ontvangstbevestigingen en taxatieverslagen naar de betreffende WOZ-bureaus.
De Gemeente Huizen krijgt erkenning voor hun implementatie van een softbot die helpt bij het verwerken van aanvragen voor kwijtschelding van belastingen. Dankzij deze innovatie kunnen medewerkers zich richten op meer inhoudelijk werk. Bovendien worden potentiële fouten voorkomen, wat de efficiëntie en nauwkeurigheid van het proces ten goede komt.
Datakwaliteit
Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB) dankt hun nominatie aan de innovatieve toepassing van een robot met als kerndoel de verbetering van datakwaliteit. De robot heeft meer dan een half jaar aan fulltime werk heeft bespaard. Dit heeft niet alleen geleid tot een aanzienlijke verbetering van de datakwaliteit, maar ook tot een betere vindbaarheid van dossiers, volledigere rapportages en een vermindering van de werklast voor medewerkers.
De Informatievoorzieningsorganisatie (IVO) Rechtspraak is zorgt voor het beheren en vernieuwen van alle digitale voorzieningen binnen de Rechtspraak. Ze bieden onder meer met RPA ondersteuning aan meer dan 12.000 werkplekken en zijn actief betrokken bij de ontwikkeling van digitale diensten die ten goede komen aan advocaten, burgers en ketenpartners.
Kosten
Sociaal Domein Meerinzicht is genomineerd voor de SoftBot Awards op basis van hun innovatieve digitale medewerker. Deze technologie registreert aanvragen van inwoners uit Ermelo, Harderwijk en Zeewolde voor bijzondere bijstand, waaronder kosten voor bewindvoering, maaltijdvoorziening, reiskosten en griffiekosten.
De gemeente Alphen aan den Rijn is genomineerd voor de SoftBot Awards vanwege hun innovatieve inzet van RPA (Robotic Process Automation) in het declaratieproces. Hun digitale medewerker heeft het proces voor het indienen van kleine declaraties volledig gedigitaliseerd en gestroomlijnd. Met behulp van powerapps heeft de gemeente een e-formulier ontwikkeld dat zowel toegankelijk is via het intranet als via de zakelijke iPhone. Medewerkers kunnen nu eenvoudig nieuwe declaraties indienen en alle benodigde informatie verstrekken
Onderbezetting
De Gemeente Amsterdam, de winnaar van vorig jaar, zet Robotic Process Automation in bij de afhandeling van bezwaarschriften tegen afvalboetes. Deze innovatie komt als oplossing voor de aanhoudende onderbezetting bij de directie Juridisch Bureau en de daaruit voortvloeiende hoge werkdruk onder de medewerkers.
De nieuwe procedure, die effectiever is dan het traditionele handmatige proces, houdt in dat wanneer een bedrijf of inwoner digitaal bezwaar aantekent tegen een afvalboete, de RPA-software automatisch verschillende stappen van verificatie en gegevensverzameling uitvoert.
Het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) innoveert met de implementatie van Robotic Process Automation in zijn werkprocessen. Deze strategische zet komt op een cruciaal moment, aangezien het instituut kampt met achterstanden op sociaal medisch terrein, mede veroorzaakt door tijdrovende, repetitieve taken die het personeel moeten uitvoeren.
Het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) tenslotte is genomineerd voor de succesvolle implementatie van software robots bij het verwerken van aanmeldingen en wijzigingen van bewindvoerders en curatoren, waarmee een snellere en minder foutgevoelige afhandeling mogelijk is geworden.
Zie ook
