De Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN) is genomineerd voor de SoftBot Awards. De nominatie is gebaseerd op hun ontwikkeling en implementatie van een digitale medewerker, de zogenaamde “bulkimport robot,” die aanzienlijke voordelen heeft opgeleverd voor de organisatie.
Deze bulkimport robot van ODBN is ontworpen om taken uit te voeren in het VTH-systeem (Centric Leefomgeving) van de organisatie, en daarbij een deel van het proces te doorlopen. Concreet wordt deze robot gebruikt voor twee doeleinden. Allereerst wordt de robot ingezet om duizenden toezichtzaken per jaar klaar te zetten als onderdeel van de werkprogramma’s van de ODBN, wat periodiek plaatsvindt. Ten tweede maakt de robot dagelijks vervolgzaken aan vanuit S4O om de VTH-keten soepel te laten verlopen.
Een kenmerk van deze digitale medewerker is dat hij niet alleen gegevens invoert, maar ook een deel van het proces zelfstandig doorloopt. Dit is van groot belang voor de ODBN, aangezien dit specifieke proces een aanzienlijke hoeveelheid informatie bevat die essentieel is voor verantwoording en monitoring. De standaardfunctionaliteit van bestaande systemen kon hier niet in voorzien, wat de ontwikkeling van deze maatwerkoplossing noodzakelijk maakte.
Het probleem dat met deze robot wordt opgelost, is tweeledig. Allereerst stelt de bulkimport robot de ODBN in staat om grote hoeveelheden zaken automatisch klaar te zetten, wat resulteert in aanzienlijke tijdsbesparingen. De organisatie meldt een wekelijkse besparing van ongeveer 14 uur, wat de efficiëntie van hun processen aanzienlijk verbetert. Ten tweede draagt de robot bij aan betere informatievoorziening en een snellere doorlooptijd van het proces. Bovendien biedt het een gefaseerde overgang naar nieuwe systemen, zonder de noodzaak van ingrijpende migraties.
Naast de huidige prestaties heeft ODBN ook plannen om de robot verder uit te breiden, zodat deze in de toekomst eFormulieren kan verwerken en automatisch opdrachten kan importeren die de organisatie ontvangt via die weg.
