De overheid maakt steeds vaker gebruik van softwarerobots om tijdrovende handmatige taken te automatiseren. Met name gemeenten zien steeds vaker de voordelen van RPA. Jos Lindhout heeft bij de gemeente Woerden een succesvol RPA-traject opgezet, en momenteel is hij bij de gemeente Schiedam bezig om de processen efficiënter te laten lopen met automatisering. Rocking Robots sprak met hem over zijn visie op het nut van RPA bij de decentrale overheid.
Jos Lindhout heeft de afgelopen jaren als ICT-manager diverse projecten bij de gemeentelijke overheid geleid. Anderhalf jaar geleden zag hij dat robotic process automation (RPA) zich had ontwikkeld tot een volwassen technologie. “Aan de ene kant is er niet heel veel nieuws onder de zon. Maar aan de andere tijd heeft RPA wel een zekere mate van volwassenheid bereikt, zeker omdat de technologie steeds dichter bij AI komt. En tot voor kort bestonden er nog niet heel veel goede en laagdrempelige oplossingen voor RPA.”
Enthousiast
Hij is daar zo enthousiast over geworden dat hij vervolgens zelf ook RPA in praktijk is gaan brengen bij de decentrale overheid. Zijn eerste project heeft hij ondertussen afgerond bij de gemeente Woerden. “De gemeente Woerden bezat al, net zoals veel andere gemeenten, een redelijke mate van automatisering. Alleen bestond die uit diverse oplossingen, met onderling allerlei complexe koppelingen. Die vroegen veel menskracht, voor repeterende handelingen om gegevens vaak via knippen en plakken van de ene naar de andere applicatie te krijgen.”
“Bij de meeste gemeentes zijn de basisprocessen dus allemaal wel geautomatiseerd, maar niet geïntegreerd. Terwijl je dat uiteindelijk wel zou willen. RPA is uitermate geschikt voor het automatiseren van de standaard handelingen die vaak voorkomen. Bovendien is het dermate slim geworden dat je er ook slimmere dingen mee kunt doen. Het is meer dan alleen een script.”
Uitstroom
Het invoeren van RPA bij de gemeente Woerden gebeurde met een innovatiebudget dat tot doel had om werkzaamheden slimmer te organiseren. Maar daar moest dan wel een kostenbesparing tegenover staan. Die werd gevonden bij de medewerkers die handmatig repeterende taken uitvoerden, èn vlak voor hun pensioen zaten. “Er komt een grote uitstroom van medewerkers aan. Die kunnen we met RPA opvangen. We hebben de robots dan ook ingezet op de veel voorkomende handelingen die werden uitgevoerd door mensen die op korte termijn met pensioen gingen.”
Zo waren in Woerden twee medewerkers bijna fulltime bezig om binnenkomende facturen te beoordelen op basis van een aantal criteria. Die werden verzameld in één mailbox om daarna volgens bepaalde standaarden in PDF aangeleverd te worden. De medewerkers zaten dat handmatig mail voor mail aan te passen, voor ongeveer 20.000 berichten per jaar. Een dergelijke eenvoudige controle kan uitstekend worden gedaan door een robot. Hij ging daarvoor in zee met MvR & Partners, reseller van UiPath.
In twee dagen
“Vervolgens hebben we in twee dagen een robot gebouwd, samen met de medewerkers die de repeterende handelingen uitvoerden. Zij vonden het leuk om te doen.” Dat laatste is volgens hem essentieel bij dergelijke projecten, er zijn ambassadeurs nodig. “’De organisatie’ vindt het vaak toch een beetje eng, en zit er misschien niet op te wachten. Er speelt ook een psychologische factor mee, een paradox van de klassieke automatisering, namelijk het idee dat het eigen primaire proces zo ingewikkeld is dat kan niet geautomatiseerd kan worden.”
En., zo zegt hij ook hier speelt nog wel de onderliggende angst om vervangen te worden door robots. “Maar dat hoeft helemaal niet erg te zijn. Waarom zou je werk blijven doen dat saai en repeterend is? Ook daar zit een belangrijk psychologisch aspect aan, en ook daar heb je dus binnen je organisatie iemand nodig met voldoende daadkracht om dat aan te zwengelen.”
Pizza-sessie
Hij heeft dus veel energie gestoken in het meekrijgen van de mensen in de organisatie, en niet alleen de IT-ers. “Bijvoorbeeld met een pizza-sessie voor vier of vijf mensen waarbij je gewoon in twee uur leert hoe je een robotje maakt. Met die mensen ben ik iedere woensdag op basis van processen in de organisatie robotjes bouwen. Wanneer je de resultaten daarvan vervolgens aan het management laat zien is het balletje in de organisatie gaan rollen.” Hij adviseert dan ook klein te beginnen met RPA, daarna gaat het vliegwiel wel draaien. Omdat ik nu bij de gemeente Schiedam zit weet ik niet waar Woerden nu staat, maar ik denk dat ze ondertussen wel dertig of veertig robots hebben.”
Management
Om het management mee te krijgen zijn volgens hem praktijkvoorbeelden belangrijk. “Dan worden ze enthousiast. Want je zal het toch de organisatie in moeten masseren. Het gaat niet vanzelf. En bij de overheid zie ik soms ook een soort beschermingsdrang die je moet doorbreken.
Ook bij Schiedam is Lindhout nu begonnen met de invoering van RPA. “Dat staat nog aan het begin. We hebben informatiesessies gehouden en een aantal pilotprocessen gedefinieerd, en nu zijn we de techniek aan het optuigen. Dat is wel belangrijk want we hebben in Schiedam legacy die eerst zowel technisch organisatorisch op het juiste niveau moet komen. Kortom, we zorgen dat eerst de basis op orde is,, daarna volgt het invoeren van RPA.”
Data
Hij is nog steeds enthousiast over RPA. “Ik vind het een inspirerende en stimulerende technologie. Het is volwassen genoeg, je kan snel aan de slag, je kan heel snel resultaten boeken. Ik zie het als een evolutionaire ontwikkeling, waarbij RPA in de toekomst steeds meer AI-achtige elementen zal gaan bevatten. Maar dat AI-aspect staat bij de overheid in ieder geval nog wel in de kinderschoenen. Want je moet veel informatie hebben, en veel data gebruiken om AI echt toepasbaar te maken. Op dat kennisniveau zit de lokale overheid nog niet. We hebben onze data nog niet zo gestructureerd dat je daarmee een goede AI engine kunt vullen.”
“Maar de ontwikkeling van RPA als technologie gaat zonder meer in de richting van AI.” En over het invoeren van RPA: “Ga het vooral doen. Begin klein. Met een investering van een paar duizend euro heb je je eerste robot draaien. Vanuit die situatie kun je door ontwikkelen. Want je hebt een organisatie te overtuigen, en door het te laten zien kun je de mensen meenemen.”
