Zorgverleners die 24/7 zorg willen verlenen in de spreekkamer en aan het bed, onderzoekers die compute willen voor verwerking van grote datasets: het vergt een state-of-the-art infrastructuur. Die komt er, vertelt Roel Sijstermans, hoofd Informatisering en Automatisering bij het Antoni van Leeuwenhoek. ‘Het was: u vraagt, wij draaien, waarbij de klant vaak lang moest wachten. Straks gaat steeds meer via selfservice automatisering.’
Het Antoni van Leeuwenhoek is één van de top tien comprehensive cancer centers ter wereld en het Nederlands Kanker Instituut (NKI) is de onderzoektak. Het is als het ware een specialistisch academisch ziekenhuis, waar zorgverleners en onderzoekers de zorg voor de kankerpatiënt naar een hoger niveau tillen. Beide groepen en de patiënten delen dezelfde IT-infrastructuur, terwijl de behoeften van elke bloedgroep verschilt.
Meer dan de infrastructuur aan kon
‘Zorgverleners vereisen een ontzettend veilige infrastructuur die 24/7 online en gestandaardiseerd is, zodat data snel uitgewisseld kan worden. Onderzoekers daarentegen willen meer compute, rekenkracht dus om snel grote datasets te verwerken. Daarnaast willen ze laagdrempelig data kunnen delen met collega’s binnen en buiten het instituut. We moesten dat binnen één infrastructuur faciliteren, maar dat kon niet’, vertelt Roel Sijstermans.
Roel Sijstermans staat aan het hoofd van de afdeling Informatisering en Automatisering, de centrale IT-afdeling van het ziekenhuis. Hij werkt inmiddels acht jaar bij het AVL: ‘Ik ben begonnen als Informatiemanager, waarbij ik onder andere verantwoordelijk was voor de invoering van het EPD. Als teamleider ben ik doorgegroeid naar hoofd van de I&A-afdeling. Daarom ken ik de organisatie, de dokters en de processen.’
Excellente IT-randvoorwaarden creëren
Hij wil als hoofd niet alleen kijken naar de projecten aan de voorkant, zoals ehealth en de doorontwikkeling van het Elektronisch PatiëntenDossier (ECD), maar een volwaardige businesspartner zijn. ‘Het was vroeger: u vraagt, wij draaien. Daardoor konden we leuke projecten doen, bijdragen aan het werk van de arts of verpleegkundige, maar willen we op de lange termijn onze waarde bewijzen voor iedereen, dan moeten we excellente IT-randvoorwaarden hebben, een werkplek en infrastructuur 3.0.’
Bij het opzetten van de randvoorwaarden is de governance meegenomen, waarbij de nadruk ligt op vertrouwen creëren bij de gebruikersgroepen. ‘Er is een IT-board opgezet met een CMIO, een arts die ook IT doet. Zij maakt de prioritering van de projecten, de organisatie bepaalt.’ Ook is vertrouwen van de top belangrijk om IT-ontwikkeling een prioriteit te maken. Daarom zit Sijstermans ook aan tafel op het hoogste niveau.
Sijstermans begon met de basis van elke toekomstbestendige IT-omgeving: ‘Eerst hebben we nieuwe kabels gelegd, een supersnel netwerk opgetuigd en zijn we de redundante datacenters aan het vernieuwen. We hebben daarvoor eerst het gesprek gevoerd met HPE en VMware om samen de infrastructuur te ontwerpen. We wisten daardoor dat het ontwerp gevalideerd was door de leveranciers. Daarna zijn we pas een implementatiepartner gaan zoeken.’
Infrastructuur die klaar is voor de toekomst
De keuze om eerst de juiste technologie te zoeken en daarna de partner erbij te kiezen, leverde, naast het gevalideerde ontwerp, een aantal belangrijke voordelen op, vertelt Sijstermans: ‘We wisten wat we kregen, waardoor we minder verrassingen tegen het lijf liepen. Het managen van het project werd meer beheersbaar en we zijn een infrastructuur aan het bouwen die klaar is voor de toekomst.’
Op dit moment staat de hele omgeving van het AVL binnenshuis. ‘Op het beslissingsmoment was het niet goedkoper om voor cloud te kiezen en daar komt bij: ik wil eerst zelf snappen hoe het werkt, zodat ik beter afspraken kan maken met leveranciers als we wel naar buiten willen. Onze omgeving is namelijk wel cloud-ready. Overigens is er al wel een redundante omgeving die niet op locatie staat, die is onder gebracht bij Equinix. Wat gelijk het knooppunt is naar de grote cloudpartijen.’
VDI by day, compute by night
De redundante inrichting leverde een bijkomend voordeel op, vertelt Sijstermans: ‘We dachten: overdag draaien onze servers op volle toeren om de werkplekken voor medewerkers te faciliteren, maar in de nacht wordt die omgeving nauwelijks gebruikt. Daarom wordt de IT-infrastructuur ’s nachts gebruikt voor dataverwerking workloads voor ons onderzoek. Dit werkt met selfservice: onze onderzoekers klikken zelf aan wat ze nodig hebben.’
Nadat de infrastructuur was opgetuigd, is besloten om de werkplek te optimaliseren. ‘Vooral de zorgverleners helpen hun werk te vereenvoudigen was een belangrijke doelstelling in dit project. Ze loggen wel twintig keer per dag in, ze lopen van de poli, naar kantoor en weer terug, en elke keer moesten ze weer de computer opnieuw opstarten en inloggen. We wilden een oplossing waarbij ze sneller tussen werkplekken konden wisselen.’
Proactief managen en selfservice automation
Daarom is het VDI-platform opgezet, waarbij de focus ligt op proactief managen en selfservice automation. ‘Er komen zo’n 300 telefoontjes per week binnen met soms eenvoudige vragen zoals: mijn mailbox of storage zit vol. Het zijn problemen die we gewoon kunnen zien aankomen. We willen de incidenten niet afwachten, maar naar de klant toe. Daarom moeten we in gesprek met gebruikers over de behoeften die zij hebben. Dat is een uitdaging.’
Uit de gesprekken met onderzoekers kwam onder andere de frustratie over de aanvraag voor servercapaciteit naar voren. ‘Eerder duurde het soms twee weken voordat we meer ruimte konden leveren. Dat zorgde ervoor dat onderzoekers soms zelf maar een zware computer kochten, wat voor veiligheid, efficiëntie en beheer niet ideaal is. Daarom kunnen ze straks in een paar minuten omgevingen aanvragen door middel van selfservice automation.’
Drink your own champagne
Om gebruikers mee te nemen in het hele traject, heeft Sijstermans een experience center ingericht in het ziekenhuis, waar gebruikers vier dagen per week terecht konden voor vragen en feedback. Zo was er een race challenge, waarbij gebruikers spelenderwijs konden ervaren dat de nieuwe digitale werkplek ook goed werkt met grafische applicaties, wat belangrijk is voor onder andere radiologie. Ook werden borrels en ‘meet the expert’ bijeenkomsten georganiseerd.
Inmiddels zijn de eerste gebruikersgroepen over op de digital workspace: de IT-afdeling zelf en de apotheek. ‘In de lijn van ‘drink your own champagne waren wij de eerste afdeling waar de digitale werkomgeving werd uitgerold. Wij zijn natuurlijk lastige gebruikers, dus het heeft erg goed geholpen om zelf eerst te ondervinden hoe zo’n omgeving werkt. Daarna rolden we uit bij de apotheek, waarbij we gelukkig relatief weinig meldingen ontvingen.’
Een Ferrari leren rijden
In de herfst 2020 denkt Sijstermans de laatste gebruiker over te hebben en dan begint het echte innoveren, wat hem betreft. ‘We hebben een Ferrari, maar nu moeten we die nog optimaal leren rijden. We gaan daarom meer selfservice automation optuigen, beheerprocessen automatiseren en meer uitbouwen, wellicht naar de cloud. Uiteindelijk gaat het erom dat de beheerlast wordt verminderd.’
De tijd die overblijft, kan worden besteed aan échte innovatie, wat Sijstermans betreft: ehealth ontwikkelen, uitwisseling met andere ziekenhuizen verbeteren, beslissingen kunnen ondersteunen op basis van data en mobility aan het bed. Ook de derde bloedgroep, patiënten, moet meer en meer ondersteund worden. ‘En dat is allemaal mogelijk omdat de basis, de state of the art infrastructuur, nu staat.’
Met deze partners heeft Sijstermans de basis neergezet:
Hardware: HPE
Netwerk: HPE Aruba
Firewalls: Fortinet
Implementatie infrastructuur: Deltics
Extern datacenter: Equinix
VDI-platform en software-defined datacenter: VMware
Implementatie VDI-platform en software-defined datacenter: ITQ
Grafische kaarten: NVDIA
