Bij de BAR-organisatie, een samenwerkingsverband tussen de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk, heeft een robot de integrale samenwerking tussen de teams van HR, Financiën, Informatisering en Automatisering, plus Facilitaire Zaken en Concern Control, sterk verbeterd.
Het project is gestart vanuit het programma “besparen met ICT” waarin de organisatie wordt gestimuleerd om meer en effectiever gebruik te maken van de binnen de organisatie aanwezige ICT oplossingen zoals RPA, slim scannen, enterprise search en digitale handtekening voor het oplossen van business problemen.
Problemen in het oude FMF proces waren foutgevoeligheid, controle achteraf, veel overtikwerk, gebrek aan transparantie, te lange doorlooptijd en veel rework. Dit leverde zowel Financiën, HR als de lijnmanagers veel onnodig werk op. De ervaringen met andere RPA projecten binnen de organisatie en een gedegen intake leverde groen licht op voor het starten van dit project.
De waarde van de digitale medewerker voor de -organisatie bestaat uit tijdsbesparing (minder overtikwerk) van ca. 12 – 16 uur/week; minder fouten door controle vooraf (controle op 56000 mogelijke boekingscombinaties, mandaat en organisatie), waardoor minder herstelwerk nodig is; verkorte, voorspelbare doorlooptijd; meer actuele managementinformatie; een leaner proces; werkplezier van de medewerkers.
