Een van de zwaarst getroffen sectoren in de huidige coronacrisis is de luchtvaart. Ook KLM-dochter Transavia is getroffen door de gevolgen van de corona-uitbraak. Talloze vluchten zijn geannuleerd of gewijzigd, wat dreigde te leiden tot veel werkdruk en rompslomp op de administratie. Samen met Ciphix heeft Transavia dit kunnen ondervangen door snel een virtuele medewerker in te zetten.
Volgens de International Air Transport Association (IATA) verliezen Europese luchtvaartmaatschappijen dit jaar naar schatting ruim driekwart van hun inkomsten uit het vervoer van passagiers. Wereldwijd loopt de luchtvaart dit jaar 233 miljard euro aan passagiersomzetten mis. En volgens de site Flightradar24 is het vliegverkeer tussen begin maart en begin april afgenomen met 90 procent.
Piek
Dit heeft ingrijpende gevolgen voor de luchtvaartmaatschappijen, die van de ene op de andere dag te maken kregen met het uitvallen van vluchten, annuleringen en de bijbehorende administratieve verwerking daarvan. Dat is een piek waar een bedrijf zich niet op kan voorbereiden.
Virtuele medewerker
Daarom klopte Transavia voor hulp aan bij RPA-leverancier Ciphix om de administratie te helpen bij het opschalen. Daarvoor heeft Ciphix vervolgens een softwarerobot gebouwd met technologie van UiPath, die fungeert als virtuele medewerker die de administratie ontlast.
Proces
Om 10 uur op een donderdagochtend zijn de mensen van Ciphix en Transavia begonnen met een analyse van het te automatiseren proces. Wat daarbij hielp was dat Transavia goed gedocumenteerde werkinstructies en processtromen heeft. Dit versnelt het ontwerp en de architectuur van de nieuwe digitale collega. Vrijdag vroeg in de avond -dus binnen 16 werkuren- is een User Acceptance Test (UAT) uitgevoerd. Vervolgens was de robot klaar om zich bij het team aan te sluiten, tot grote opluchting van het Transavia-team.
Waardevolle taken
Een belangrijk voordeel van RPA dat blijkt uit deze case is de hoge implementatiesnelheid. Binnen 16 uur zijn is het team van kick-off naar implementatie gegaan. En vanaf dat moment profiteert de organisatie van onbeperkte schaalbaarheid. Processen met een hoog volume aan repetitieve taken kunnen een grote achterstand in werk veroorzaken. RPA kan die repetitieve taken in de processen optimaliseren, waardoor de achterstand verdwijnt en medewerkers zich met waardevollere taken bezig kunnen houden.
Afbeeldingen: Transavia
