In drie jaar tijd heeft kinderopvangorganisatie Partou zo’n honderdduizend robotprocessen opgezet. Dion Morskieft, senior RPA developer bij Partou, vertelt in dit artikel hoe hij dit samen met zijn collega’s voor elkaar heeft gekregen, geeft tips en deelt de plannen van Partou voor de toekomst.
De afgelopen jaren heeft Partou flink aan de weg getimmerd. “Eind vorig jaar zijn we gefuseerd met Smallsteps. Dit betekent dat we marktleider zijn in ons vakgebied.” In totaal vangt kinderopvanglocaties van Partou wekelijks zo’n 67.000 kinderen op. Van de 9100 medewerkers werkt het grootste deel als pedagogisch medewerker op een groep of als locatiemanager.
De grootte van de organisatie biedt veel kansen in de backoffice, ziet Dion. “Denk bijvoorbeeld aan robotisering, maar ook aan BI en process mining.” Zo’n drie jaar geleden, in 2018, is Dion voor het eerst actief aan de slag gegaan met deze kansen. “In die tijd hadden we wel al een BI afdeling, maar we deden nog niets met RPA. Onze manager ICT heeft toen een business case geschreven om te kijken of RPA ook in onze organisatie van waarde zou kunnen zijn.”
Klein beginnen
In de tijd dat deze eerste business case geschreven werd werkte Dion zelf op de afdeling finance. “We zagen dat finance een goede afdeling was om mee te beginnen. Deze afdeling had de processen scherp voor ogen en er werden veel repeterende handelingen uitgevoerd.”
Dion werd vanaf het begin gevraagd mee te denken en te beginnen met een eerste RPA proces. “De verwerking van de inkoopfacturen bleek een geschikt proces om mee te beginnen. We verwerken deze facturen in ProActive. Dit systeem is heel gestructureerd opgebouwd. Een ander voordeel was dat we al werkten met inkooporders. Bij een inkomende factuur kan er direct een match gemaakt worden.
“Ik heb UiPath gedownload en ik ben gaan experimenteren. Al snel merkte ik dat ik, om het goed aan te kunnen pakken, wel wat extra opleiding kon gebruiken. Ik heb daarvoor de opleidingen van UiPath gevolgd en al snel was het eerste proces gerobotiseerd.”
1 FTE besparen
Dion werd steeds enthousiaster over RPA. “Ik sprak met de manager af dat ik elk uur dat vrijkwam door het werk dat door de robots werd overgenomen kon besteden aan de ontwikkeling van nieuwe robots. Na minder dan een jaar had ik mezelf al zo goed als overbodig gemaakt op de afdeling. We hadden al 1 FTE bespaard.”
Niet lang daarna werkte Dion op de ICT afdeling fulltime aan de ontwikkeling van robots. “We hebben UiPath gebruikt en verder alles zelf gedaan.” Ook heeft Dion veel aan de informatie die de achtkoppige BI afdeling verzamelt. “Aan de hand van die informatie kunnen wij straks, dankzij proces mining, goed bepalen welke processen voor robotisering in aanmerking komen.” Inmiddels werken vier mensen binnen de organisatie fulltime aan het ontwikkelen van robots.
Opschalen
Hoewel Dion en zijn collega’s klein begonnen en alles zelf doen, hebben ze toch flink snel kunnen opschalen. Een van de grotere projecten die ze aan hebben gepakt is de planningsadministratie. “We hebben 45 planners die werken met het administratieprogramma Kocon. Door alle fusies en groei waren de planningen verdeeld geraakt over 26 administraties in Kocon. Dat betekende dat elke planner iedere ochtend 26 administraties moest opstarten voordat hij of zij aan de slag kon gaan. Belde er een ouder van een kind met een vraag over de planning? Dan moesten ze eerst kijken in welke planning ze het kind en de opvanglocatie konden vinden.”
Dat moest makkelijker kunnen. “Onze wens was dus om de 26 administraties te consolideren naar één Kocon. De hoge kosten die dit met zich meebracht konden we besparen door de inzet van robots. API bestond niet in het pakket, het was een legacy applicatie. Toen dachten we: waar kun je robots beter voor inzetten dan het verplaatsen van data van het ene naar het andere pakket? Met robots hebben we dat in minder dan drie maanden zelf kunnen doen. Bijkomend voordeel is dat we nu ook jaarlijks een groot bedrag op licentiekosten besparen.
Organisatie enthousiast
Na dit succesvolle project merkten Dion en zijn collega’s dat RPA meer ging leven in de organisatie. “Planners merkten dat hun werk prettiger werd en de directie was natuurlijk ook erg tevreden over de kostenbesparing. Vanaf dat moment komen afdelingen steeds vaker zelf naar ons toe met vragen en ideeën.”
“In het begin waren medewerkers soms nog wat huiverig. Nu collega’s zien dat we het niet doen om FTE te besparen, maar om de werkdruk te verlagen en de kwaliteit te verhogen, zijn ze echt enthousiast. Daarnaast is de organisatie flink gegroeid, waardoor de stroom werk continue blijft groeien.”
Tips
Voor organisaties die nog moeten beginnen met RPA heeft Dion een goed advies. “Ga gewoon beginnen en kies altijd eerst voor een simpel proces waarbij maar één applicatie betrokken is. Ga vanuit daar experimenteren. Verder is het belangrijk om het echt samen te doen met de business en dat het proces goed uitgeschreven is van tevoren. Ten slotte: werk gestructureerd, dat is heel belangrijk.”
Hoewel er nu al 100.000 robotprocessen opgestart zijn in drie jaar tijd en er dagelijks 500 tot 600 nieuwe processen opgestart worden, zijn Dion en zijn collega’s nog lang niet klaar. “De komende jaren gaan we met verschillende dingen aan de slag. Denk bijvoorbeeld aan process mining en AI. Op RPA-gebied zijn we nu bezig met de eerste attended robots. Onze planners krijgen hopelijk allemaal hun eigen assistent.”
