De Belastingdienst is natuurlijk bij iedereen wel bekend van de blauwe envelop op de deurmat. Echter, voordat die er ligt, is er al veel werk verricht. En natuurlijk is dat niet het enige dat ze er doen. Binnen de Belastingdienst is er dan ook sprake van veel herhalende administratieve taken. Daarom is de interne IT-afdeling van de Belastingdienst zo’n vijf jaar geleden begonnen om deze taken met behulp van RPA te automatiseren. Inmiddels omvat de beheerlast zo’n 100 scripts, waarop werd besloten dat het hoog tijd werd voor een meer efficiënte en toekomstbestendige oplossing.
Openbare aanbesteding
Omdat de Belastingdienst een overheidsorganisatie is, werd besloten tot een openbare aanbesteding. Via deze aanbesteding werd gezocht naar een schaalbaar en toekomstbestendig platform waarbinnen RPA eenvoudiger kon worden toegepast en beheerd. Tevens omvatte de aanbesteding de begeleiding van een implementatiepartner: een partij die niet alleen veel ervaring heeft met dit platform, maar bovendien ook in staat is om deze technische expertise over te dragen. Uiteindelijk doel is namelijk dat de Belastingdienst zelfstandig de verdere uitbouw van het platform kan uitvoeren. Tenslotte moest het te implementeren platform binnen de bestaande infrastructuur van de Belastingdienst en de daarbinnen geldende spelregels kunnen worden ingepast. Een openbare aanbesteding die You-Get uiteindelijk met UiPath werd gegund.
Leren in de praktijk
Om de Belastingdienst zo snel mogelijk zelfredzaam te maken, werd besloten dat leren in de praktijk de beste manier was. Daarop gingen de Belastingdienst en You-Get gezamenlijk aan de slag met het ombouwen van oude scripts naar UiPath. Zo werden niet alleen oude legacy-scripts opgeruimd, maar konden de medewerkers – die al wel bekend waren met het ontwikkelen van scripts – al doende ervaring opdoen met UiPath. In een periode van zo’n zes maanden hebben de Belastingdienst en You-Get een drietal projecten afgerond. Allereerst werd het UiPath platform geïmplementeerd. Hierbij fungeerde You-Get als adviseur en zorgde niet alleen voor de kwaliteitsbewaking, opdat de implementatie op de juiste manier plaatsvond, maar was ook sparring partner voor de Belastingdienst als deze tegen een installatieprobleem aanliep. Daarnaast werd een opleidingstraject voor medewerkers van de Belastingdienst ontwikkeld. Zodra medewerkers dit hadden doorlopen, gingen ze met You-Get meteen aan de slag met het ontwikkelen van scripts, om zoveel mogelijk praktijkervaring op te doen. Tenslotte werden er interne voorlichtingssessies ontwikkeld om andere afdelingen te informeren en enthousiasmeren over het gebruik van RPA.
Richtlijnen RPA life cycle
Na de implementatie van UiPath ligt het beheer ervan bij de afdeling IT, waarbij zij tevens fungeren als expertise center voor andere afdelingen. Intern bouwen collega’s vervolgens zoveel mogelijk zelf de benodigde robots binnen UiPath, dat daarom ook wel met een knipoog de ‘ontwikkelstraat’ genoemd wordt. Omdat gekozen is voor een tendant-structuur, waardoor ook andere afdelingen aan de realisatie van robots kunnen werken, hebben You-Get en de Belastingdienst uitgebreide quality assurance richtlijnen opgesteld voor de ontwikkeling van robots. Doel is niet alleen de kwaliteit van de robots te waarborgen, maar ook uniformiteit. Bovendien wordt zo zeker gesteld dat alle scripts voldoen aan de bij de Belastingdienst geldende structuur en afspraken. Zo is niet alleen gedetailleerd vastgelegd welk traject moet worden doorlopen om te bepalen of een robot wel de beste oplossing is voor een specifieke situatie, maar ook de standaarden waaraan bij het bouwen ervan moet worden voldaan. En als de robot dan eindelijk klaar is voor productie, moet tenslotte een finale checklist worden doorlopen om te bepalen of alle benodigde accounts en rechten geregeld zijn.
Kortere ontwikkelingstijd
Hoewel het implementeren van een nieuw RPA-platform een ingrijpend project is, heeft het de Belastingdienst al veel voordelen opgeleverd. Niet alleen is het RPA-beheer enorm vereenvoudigd omdat UiPath veel stabieler is dan de oude werkwijze, maar ook omdat het andere afdelingen in staat stelt om, zoveel mogelijk gestandaardiseerd en binnen de Belastingdienst vastgestelde spelregels, zelf scripts te ontwikkelen. Daarnaast is de ontwikkelingstijd van robots verkort, omdat alleen het benodigde script hoeft te worden geschreven en niet langer het hele systeem er omheen. Bovendien beschikt men dankzij UiPath nu over een bibliotheek met eerder ontwikkelde componenten, waardoor de herbruikbaarheid maximaal is. Hierdoor kan veel sneller ontwikkeld worden en is de flexibiliteit enorm toegenomen.
Geruisloze overgang
Terugkijkend is de Belastingdienst niets dan positief over hoe het, samen met You-Get, gelukt is om zowel de implementatie als het opleidingstraject en de voorlichtingssessies binnen zo’n relatief korte periode af te ronden. Ze hebben You-Get ervaren als zeer enthousiaste collega’s die een, stiekem soms toch best lastige en gecompliceerde klant als de Belastingdienst, goed begrijpen en weten hoe daarmee om te gaan. Bovendien vond de implementatie ook nog eens plaats ten tijde van de corona lockdown en werd volledig vanuit huis, dus op afstand verzorgd.
Voor de eindgebruikers binnen de Belastingdienst die al met RPA werkten, is er met de implementatie weinig veranderd. De oude legacy-systemen waarmee ze werkten, zijn inmiddels geruisloos vervangen door moderne applicaties binnen UiPath. Wel zijn, naar aanleiding van de interne voorlichtingssessies, steeds meer afdelingen nieuwsgierig wat RPA voor hen kan betekenen. Zo wilde de afdeling Finance graag een testcase doen, die inmiddels in de productie meeloopt. Zij merken nu de voordelen doordat de robots veel herhalende werkzaamheden van hen hebben overgenomen. Hun positieve ervaringen beloven dus veel goeds voor de verdere uitrol binnen de Belastingdienst.
Kennispartner
De reis met UiPath is voor de Belastingdienst eigenlijk nog maar net begonnen. Dankzij het opleidingstraject van You-Get zijn ze nu zelf in staat om nog in gebruik zijnde legacy-systemen te vervangen en te integreren binnen het nieuwe platform. Echter, You-Get blijft als kennispartner de ontwikkelingen volgen en heeft aangeboden waar en wanneer nodig bij te springen. Naast deze verdere uitrol is de Belastingdienst momenteel bezig de vele mogelijkheden binnen UiPath verder te verkennen en houdt daartoe regelmatig kennissessies met You-Get en UiPath. Hierdoor is de Belastingdienst straks in staat om geheel zelfstandig het platform verder te ontwikkelen en benodigde applicaties te bouwen naar aanleiding van toekomstige klantvragen.
Desmin Dekker is Director RPA & AI bij You-Get
