Volgens het 2020 Report to the Nations van de ACFE verliezen bedrijven gemiddeld €27.000 per jaar door fraude met onkostendeclaraties. In bijna een op de drie fraudegevallen speelt een gebrek aan interne controles hierbij een rol. Daarom heeft SAP Concur een op AI gebaseerde oplossing gelanceerd die helpt bij de controle van onkosten en de naleving van het onkostenbeleid,
Veel bedrijven hebben tijdens de coronapandemie hun bedrijfsvoering aangepast, waarbij alle processen en dagelijkse taken zo veel mogelijk digitaal werden. Daarbij is de adoptie van digitale tools versneld om ervoor te zorgen dat werknemers op afstand kunnen werken en ook hun onkosten en facturen digitaal kunnen indienen. Desondanks blijven bedrijven worstelen met compliance-uitdagingen, vooral omdat medewerkers onkosten en facturen indienen die mogelijk niet voldoen aan het geldende bedrijfsbeleid.
Compliance
Omdat veel bedrijven met krappere budgetten werken, is er steeds meer druk om de compliance van uitgaven te verbeteren en fouten, fraude en onnodige uitgaven terug te dringen. Bedrijven verwachten dat deze situatie in de toekomst nog complexer zal worden, dus het is zaak om hier niet mee te wachten. Volgens een recent onderzoek door SAP Concur verwacht bijna de helft (45%) van de financiële en zakelijke executives in Nederland in de post-corona-wereld meer audits en sancties.
Compliancerisico’s
Om deze uitdaging aan te gaan, hebben bedrijven oplossingen nodig om de onkosten en facturen van medewerkers makkelijk en effectief te beheren en om compliancerisico’s al in een vroeg stadium te beperken. Om grote en kleine bedrijven hierbij te helpen, heeft SAP Concur – samen met de in uitgavenbeheer en risicobeperking gespecialiseerde partner Oversight – Concur Detect by Oversight gelanceerd. Deze op AI gebaseerde oplossing helpt bij het vereenvoudigen van de controle van onkosten en de naleving van het onkostenbeleid, met ingebouwde intelligentie en automatisering. Daarbij zet Concur Detect by Oversight AI in om de analyse van enorme hoeveelheden aan data te automatiseren, waardoor fouten al in een vroegtijdig stadium kunnen worden geïdentificeerd. Dankzij voorspellende analyses kunnen financiële en compliance-teams proactief actie ondernemen.
Tijdrovende activiteit
Pino Spadaro, Head of SAP Concur Benelux: “Natuurlijk kent niet iedere medewerker het beleid voor het declareren van onkosten uit zijn hoofd. Bovendien hebben bedrijven door recente veranderingen hun beleid en richtlijnen rond onkostendeclaraties aangepast. Denk bijvoorbeeld aan onkostenregelingen voor thuiswerken. Hierdoor neemt bij veel organisaties het aantal onjuist ingevulde declaraties toe. Eigenlijk zou iedere declaratie zorgvuldig gecontroleerd moeten worden, maar dat is een zeer tijdrovende activiteit, terwijl het aantal beschikbare auditors beperkt is. Concur Detect by Oversight is een nieuwe oplossing die alle ingediende onkostendeclaraties volledig geautomatiseerd toetst aan het actuele beleid en onjuiste declaraties eruit haalt. Hierdoor krijgen auditors meer grip op verkeerde declaraties en wordt de compliance geborgd.”
