Verschillende sprekers waaronder van Nationale Nederlanden en Deloitte kwamen virtueel bijeen onder de vlag van CIOnet om de volledig geautomatiseerde enterprise te bespreken. Maar, hoewel de sprekers het erover eens zijn dat alle processen, hoe klein ook, te automatiseren zijn, is het maar de vraag of de mens buitenspel gezet wordt. Maar de robot speelt al wel zo’n onmisbare rol dat geen van de sprekers nog zonder zou willen.
Volgens Maurits Houck, Country Manager Benelux bij UiPath, zijn er grofweg drie fasen te definiëren in de adoptie van RPA (robotic process automation). Het begint met de startfase. Logisch, maar het gevaar is dat de toehoorders tijdens het webinar, georganiseerd door CIOnet, het idee hebben dat ze groots moeten beginnen, omdat de sprekers het al snel hebben over opschalen en centraliseren als hun grootste uitdaging, aldus Houck.
Geen idee wat RPA is
Gelukkig spreken bijna alle sprekers óók over die eerste fase. Zo vertelt Nikie van Duurling, Strategic Lead RPA Center of Excellence Tax & Legal en manager bij Deloitte Nederland, over haar eerste ervaringen als complete leek. ‘We begonnen drie nieuwe technologieën te onderzoeken waar RPA één van was. Ik had geen idee hoe het werkte. Van de andere technologieën wist ik wel wat, maar van RPA niks.’
Van Duurling is opgeleid als fiscale econoom en nam zodoende plaats in de onderzoeksgroep. ‘Ik wist niets van programmeren, maar inmiddels zien we RPA als de toekomst. Alle medewerkers zouden een basale kennis van technologie moeten hebben, zodat ze kunnen nadenken over welke processen geautomatiseerd kunnen worden en ze het ook zelf kunnen programmeren.’
De business weet waar de pijn zit
Hoewel het experimenteren en het ontdekken van processen die geautomatiseerd kunnen worden, bij elke fase horen, draait die beginfase erom dat businessgebruikers de eerste stap zet. De tweede fase draait volgens Houck om het realiseren van succes: als de eerste processen staan, dan kunnen steeds meer processen binnen en buiten de afdeling geautomatiseerd worden.
‘We begonnen met processen binnen de financiële afdeling ongeveer twee, drie jaar geleden. We zetten RPA als eerst in om onze payment en invoicing te versnellen. Nu gaat RPA als een olievlek over de hele organisatie omdat iedereen de toegevoegde waarde ervan ervaart. Nu zetten we het bijvoorbeeld bij incidentmanagement om de hersteltijd te verkorten’, vertelt Bart Doorenbosch, CIO Service Delivery bij Nationale Nederlanden.
Fase 3: opschalen door te centraliseren
Het kan echter niet alleen blijven bij die afzonderlijke robots en geautomatiseerde processen. Op een gegeven moment moet de stap gemaakt worden naar een gecentraliseerde aanpak. Doorenbosch: ‘Think big, start small, dat geldt ook voor RPA. Anders krijg je een vliegveld zonder luchtverkeersleiding. Als IT te laat wordt betrokken, dan kost het extra werk en geld om de robots te kunnen schalen en te beveiligen.’
De derde stap is dan ook ‘opschalen’. Een van de deelnemers bevestigt dat RPA zowel bottom-up als top-down moet zijn als organisaties robots op grotere schaal willen toepassen. ‘Enerzijds is bottom-up nodig omdat de business de pijn ervaart en weet welke processen geautomatiseerd kunnen worden. Anderzijds is top-down nodig om budget te krijgen en serieus te worden genomen door de business.’
De robot als commodity
Zowel Nationale Nederlanden als Deloitte zitten in de opschaalfase en de vraag wordt dan ook gesteld of RPA of robots niet een commodity zijn geworden. Een andere deelnemer vult aan: ‘We hebben veel robots (115 – red.) en die zijn erg succesvol, dus ja, voor ons is RPA een commodity geworden. De robotfabriek blijft, alhoewel we die natuurlijk continu verbeteren.’
De verbetering voor deze enterprise zit bijvoorbeeld in het onderzoek naar attended versus unattended robots, maar ook self-healing en self-growing bots. ‘Als we het hebben over unattended robots, waarmee we nu vooral werken, dan gaat het om geautomatiseerde processen waarvan de gebruiker alleen het eindresultaat ziet. De bot draait op een VDI en 24/7, dus werkt zelfstandig van de mens.’
Bots die PDF’s encrypten om tijd te besparen
Attended robots zijn robots die pas gaan werken op het moment dat een gebruiker het proces in gang zet. Dat is bijvoorbeeld relevant op het moment dat een gedeelte van het proces wordt gedaan door de mens, waarna de robot het overneemt. Ook Deloitte is met dit type robot bezig, vertelt Van Duurling: ‘We gebruiken het bijvoorbeeld om een PDF te encrypten, waarna de robot de pdf automatisch in één e-mail zet en het wachtwoord in een ander. Daarmee besparen we veel tijd, zeker als het meerdere documenten betreft.’
De vraag blijft natuurlijk: werken we toe naar een volledig geautomatiseerde enterprise of heeft de mens toch een toekomst als werkkracht? Eigenlijk geven alle sprekers aan dat de mens altijd een rol blijft spelen. Doorenbosch: ‘Het is niet de vraag of het kan – ik denk dat alle processen, hoe klein ook, te automatiseren zijn – maar de vraag is of het wenselijk is. De mens blijft belangrijk om services en producten relevant te houden.’
Een no-code robot als volgende stap
‘We zijn nog ver van een volledig geautomatiseerde enterprise’, zegt ook Houck. ‘Ik denk dat er ook een rol bij ons ligt om RPA nog toegankelijker te maken om de ontwikkeling te democratiseren met een no-code app.’ Zo’n no-code app zal ook helpen in die eerste fase, waar veelå bedrijven nog inzitten. ‘Laat je niet ontmoedigen’, zegt Houck, ‘RPA gaat nergens heen, dus het is vooral zaak dat je gewoon begint.’
Op 29 april vindt een nieuwe editie plaats, waarin de vraag centraal staat of robotic process automation de digitale transformatie in een stoomversnelling kan brengen
