Robotic Process Automation (RPA) is aan een razendsnelle opmars bezig, zoals regelmatig te zien is op dit platform. Zo voorziet Gartner dat de wereldwijde RPA-omzet in 2021 met 19,5% groeit tot circa 1,5 miljard dollar. Ook Deloitte verwacht dat de adoptie van RPA verder toeneemt. Uit een onderzoek onder 441 beslissers uit 29 landen blijkt dat maar liefst 93% van de organisaties in 2023 naar verwachting RPA inzet. Maar waar te beginnen? Ricoh heeft een bijdrage geleverd aan deze discussie met een nieuw eBook over robotiseren.
Een andere belangrijke trend is dat RPA vaak wordt aangevuld met meer geavanceerde technologieën op basis van Artificial Intelligence. Denk aan zelflerende algoritmes als Machine Learning en Natural Language Processing. Deze combinatie van oplossingen zorgt ervoor dat organisaties hun beoogde doel nog sneller of op efficiëntere wijze behaalt.
Beginnen
Maar waar te beginnen? De auteurs van dit eBook komen met een aantal praktische tips, die samen te vatten zijn als:
- Breng je bedrijfsprocessen in kaart
Zorg allereerst dat je de verschillende processen in je organisatie in beeld hebt. Zo bepaal je eenvoudiger welk proces zich goed leent om te robotiseren. Dit zijn meestal de processen met veel handmatige stappen en handelingen. - Bepaal je doel
Onderzoek wat je wilt bereiken en bepaal ook of robotisering bijdraagt aan dit doel. Wil je tijd en kosten besparen? De kwaliteit van een proces een boost geven of de service naar klanten verbeteren? Zet het eens op een rij en vraag jezelf af hoe een RPA-robot hieraan bij kan dragen. - Maak een procesbeschrijving
Weet je welk proces je wilt gaan robotiseren, maak hiervan dan een gedetailleerde beschrijving. Breng elke stap en handeling in kaart, die de robot straks ook moet gaan uitvoeren. - Pas het OTAP-principe toe
Hanteer voor een succesvolle én veilige implementatie het ‘OTAP-principe’. Hierbij deel je de implementatie op in 4 fases: ontwikkeling, test, acceptatie en productie. Het gebruik van een testomgeving is voor de fases ontwikkeling en test essentieel. Als de robot dan in bedrijf gaat terwijl dit nog niet de bedoeling is, brengt de robot in elk geval geen schade aan de dagelijkse processen.
Rabobank
Ricoh was in praktijk onder andere betrokken bij de robotisering bij de Rabobank, waar verzekeringsadvisueurs aanzienlijke tijdbesparingen reliseerden met RPA. Bij de voorbereiding van een verzekerings-aanvraag zocht een medewerker binnendienst handmatig allerlei gegevens op vanuit verschillende databases, zoals KvK-gegevens, personalia en andere bedrijfsinformatie.
Die voorbereiding kostte de medewerker zo’n 41 minuten per verzekeringsaanvraag. Dit is verbeterd met een robot die de gegevens razendsnel uit verschillende databases haalt en klaarzet in een map voor de medewerker. In slechts 6 minuten is alle informatie gevonden. Een besparing van 35 minuten per adviesgesprek.
Het eBook is hier te vinden
