Het Vlaamse waterzuiveringsbedrijf Aquafin had te maken met heel wat handmatige administratieve processen. In samenwerking met Robonext hebben ze daarom een RPA-robot ontwikkeld die de administratieve werkdruk met 90% reduceert.
Aquafin zamelt afvalwater in bij de Vlaamse gemeenten en zuivert het voordat het teruggegeven wordt aan de natuur. Hierdoor is de kwaliteit van de waterlopen enorm verbeterd. Aquafin werd in 1990 opgericht door het Vlaamse Gewest met het oog op de uitbreiding, exploitatie en voorfinanciering van de afvalwaterzuiveringsinfrastructuur in Vlaanderen.
Repetitieve administratieve processen
Aquafin heeft te maken met verschillende repetitieve administratieve processen. Een proces in het bijzonder betreft het aanmaken van een pdf-bundel leveranciersfacturen voor werken uitgevoerd op het grondgebied van Vlaamse gemeenten. Vroeger was dit een handmatig proces, waarbij maandelijks de documenten werden opgehaald uit een database, gebundeld in één pdf-bestand en naar de betreffende gemeente gestuurd.
Geïndustrialiseerd
Robonext creëerde eerst een Proof-of-Concept (PoC) gebruikmakend van UiPath RPA-technologie om het aanmaken van het gebundelde pdf-bestand per gemeente te automatiseren, met daarin alle relevante facturen die de RPA-robot uit een database haalt. Na het aanmaken van het bestand wordt de archivering uitgevoerd in een documentbeheersysteem en wordt het pdf-bestand per e-mail naar de gemeente gestuurd. Na de succesvolle PoC is dit proces geïndustrialiseerd en draait het nu met regelmatige tussenpozen op een unattended robot.
Vermindering
De automatisering van dit proces leidt tot een aanzienlijke vermindering van de administratieve lasten. Jan Van de Velde, Business Process Analist bij Aquafin: “Als we onze kwaliteit willen garanderen in een snel veranderende digitale wereld, moeten we vooruit en gebruik maken van innovatieve technologie zoals RPA. We werkten samen met Robonext om RPA bij Aquafin te introduceren. Ons eerste project was een succes en het verminderde de werkdruk met 90%. Een getal dat onze raad van bestuur als muziek in de oren zal klinken.”
